Up Date & Up Grade Kenotariatan

(Oleh : Habib aAdjie, SH, MHum*)

 

MENGENAI :

  1. AKTA NOTARIS WAJIB DIBUAT DALAM BAHASA INDONESIA – APAKAH ADA SANKSINYA JIKA AKTA NOTARIS TIDAK DIBUAT DALAM BAHASA INDONESIA ?
  2. PERUBAHAN ISI AKTA, JIKA TERJADI KESALAHAN TULIS/KETIK – PASAL 48 UUJN – P HANYA MEMBOLEHKAN PERUBAHAN ISI AKTA, JIKA TERJADI KESALAHAN TULIS/ KETIK
  3. KESALAHAN TULIS DAN/ATAU KESALAHAN KETIK YANG TERDAPAT PADA MINUTA AKTA YANG TELAH DITANDATANGANI – NOTARIS BERWENANG UNTUK MEMBETULKAN KESALAHAN TULIS DAN/ATAU KESALAHAN KETIK YANG TERDAPAT PADA MINUTA AKTA YANG TELAH DITANDATANGANI.
  4. SAKSI AKTA NOTARIS KEDUDUKAN SAKSI AKTA NOTARIS.
  5. MINUTA AKTA NOTARIS HILANG/RUSAK MINUTA AKTA NOTARIS HILANG/ RUSAK…?
  6. JIKA SURAT/DOKUMEN YANG DIJADIKAN DASAR PEMBUATAN AKTA NOTARIS, YANG KEMUDIAN BERDASARKAN PUTUSAN PENGADILAN SURAT/DOKUMEN TERSEBUT DINYATAKAN PALSU : DOKUMEN YANG KEMUDIAN DINYATAKAN PALSU OLEH PUTUSAN PENGADILAN ATAU OLEH INSTANSI YANG MEMBUAT SURAT/DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU DICABUT OLEH INSTANSI YANG MEMBUATNYA, APAKAH AKTANYA AKAN PALSU JUGA ?
  7. DALAM PEMBATALAN AKTA NOTARIS OLEH PARA PIHAK, APAKAH MEMBATALKAN AKTA ATAU ISI AKTA ? JIKA ADA PENGHADAP MEMINTA KEPADA NOTARIS UNTUK MEMBUATKAN AKTA PEMBATALAN AKTA NOTARIS.
  8. JIKA AKTA NOTARIS SUDAH DIBATALKAN OLEH PARA PENGHADAP SENDIRI ATAU BERDASARKAN PUTUSAN PENGADILAN, MASIH BOLEHKAH NOTARISNYA ATAU PEMEGANG PROTOKOLNYA MENGELUARKAN SALINAN ? (PARA PENGHADAP MEMINTA SALINAN KEMBALI UNTUK AKTA YANG TELAH DIBATALKAN OLEH PENGHADAP SENDIRI ATAU PUTUSAN PENGADILAN)
  9. BAGAIMANAKAH AKTA NOTARIS YANG DIBATALKAN, DAPAT DIBATALKAN, BATAL DEMI HUKUM, TIDAK MEMPUNYAI KEKUATAN HUKUM MENGIKAT DAN TIDAK SAH, TERDEGRADASI NILAI PEMBUKTIANNYA ?
  10. NOTARIS HANYA DAPAT DIJATUHI SANKSI GANTI RUGI UNTUK AKTA YANG YANG TERDEGRADASI NILAI PEMBUKTIANNYA SEBAGAI AKTA DI BAWAH TANGAN
  11. BAHWA SANKSI ADMINISTRATIF TERHADAP NOTARIS HARUS DILAKUKAN SECARA BERJENJANG
  12. SYARAT NOTARIS PENGGANTI DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS SYARAT NOTARIS PENGGANTI DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS.
  13. PEMAKAIAN KALIMAT MENGHADAP NOTARIS PADA AWAL AKTA NOTARIS : RAGAM PEMAKAIAN KALIMAT MENGHADAP NOTARIS PADA AWAL AKTA NOTARIS
  14. DALUARSA AKTA NOTARIS/PPAT
  15. KEWAJIBAN NOTARIS PEMEGANG PROTOKOL
  16. NOTARIS LUPA LAPOR KE DAFTAR WASIAT
  17. PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA ”GARUDA PANCASILA” OLEH NOTARIS
  18. KAIDAH NOTARIS INDONESIA (KNI)

——

1. AKTA NOTARIS WAJIB DIBUAT DALAM BAHASA INDONESIA – APAKAH ADA SANKSINYA JIKA AKTA NOTARIS TIDAK DIBUAT DALAM BAHASA INDONESIA ?

BAHASA HUKUM KONTRAK.
• Secara umum Kontrak yang dibuat (lisan atau tertulis) menggunakan bahasa yang dimengerti oleh para pihak, baik bahasa internasional, bahasa nasional ataupun bahasa daerah. Bahwa yang dimaksud dengan Bahasa (Hukum) Kontrak merupakan bahasa yang biasa dipergunakan (nasional, internasional atau daerah) sesuai dengan tata kaidah bahasa yang bersangkutan yang mengikat (daya ikat) para pihak yang bertransaksi dan dapat dieksekusi.
• Seperti yang telah dijelaskan di atas, komunikasi yang jelas dengan ba¬hasa yang mudah dimengerti merupakan salah satu prinsip yang sangat penting diingat dalam perancangan suatu kontrak yang baik dan aman. Kalimat yang berbelit-belit ataupun penggunaan terminologi-terminologi yang tidak jelas dan bias, akan sangat membuat suatu kontrak rentan den¬gan konflik.
• Bahasa yang paling aman bagi para pihak yang berkontrak adalah ba¬hasa yang paling dimengertinya. Artinya, bila para pihak yang berkon¬trak tersebut adalah orang Indonesia, seharusnyalah kontrak tersebut dirancang dalam bahasa Indonesia, karena bahasa Indonesialah bahasa yang paling mudah untuk dipahaminya. Penggunaan bahasa Inggris pun ataupun bahas lainnya sesuatu yang harus dilakukan menurut persetujuan diharuskan oleh kepatutan, kebiasaan atau undang-undang.
• Dalam kontrak terkadang tidak hanya dibuat dalam satu bahasa tertentu, tapi juga dapat dibuat atau diterjemahkan ke dalam bahasa-bahasa yang dimengerti oleh pihak, misalnya kontrak yang multilateral yang diikuti oleh negara-negara yang mempunyai bahasa sendiri-sendiri, maka bisa saja Kontrak dibuat atau diterjemahkan ke dalam bahasa yang dikehendaki oleh para pihak.
• Jika hal tersebut dilakukan, maka pada akhir Kontrak harus disebutkan bahwa jika terjadi perselisihan, misalnya mengenai istilah (hukum) tertentu ataupun istilah lainnya, maka harus ditentukan akan dikembalikan kepada Kontrak yang dibuat dalam bahasa tertentu yang sebelumnya telah disepakati oleh para pihak tersebut.
• Dalam kaitan ini harus harus dibedakan antara bahasa yang dipergunakan dalam kontrak, dengan kontrak yang diterjemahkan dari bahasa tersebut, dalam kaitannya jika terjadi sengketa. Jika ada persetujuan bahasa yang dipergunakan adalah bahasa tertentu (misalnya bahasa Inggris), kemudian diterjemahkan kedalam bahasa lain yang dikehendaki oleh para pihak, maka jika terjadi sengketa, maka penyelesaiannya harus berdasarkan kepada bahasa yang telah disepakati tersebut (misalnya bahasa Inggris). Atau Kontrak dapat dibuat dalam 2 (dua)/lebih bahasa yang dikehendaki oleh para pihak yang keduanya mempunyai kekuatan yang sama. Jika ini dilakukan maka harus persesuaian pemahaman/pengertian dengan substansi kontrak tersebut.
• Dalam Pasal 43 UUJN – P mengatur mengenai penggunaan bahasa dalam akta Notaris, yaitu :
(1) Akta wajib dibuat dalam bahasa Indonesia.
(2) Dalam hal penghadap tidak mengerti bahasa yang digunakan dalam akta, Notaris wajib menerjemahkan atau menjelaskan isi akta itu dalam bahasa yang dimengerti oleh penghadap.
(3) Jika para pihak menghendaki, Akta dapat dibuat dalam bahasa asing.
(4) Dalam hal Akta dibuat sebagaimana dimaksud pada ayat (3) Notaris wajib menterjemahkannya ke dalam bahasa Indonesia.
(5) Apabila Notaris tidak dapat menerjemahkan atau menjelaskannya, akta tersebut diterjemahkan atau dijelaskan oleh seorang penerjemah resmi.
(6) Dalam hal terdapat perbedaan penafsiran terhadap isi Akta sebagaimana dimaksud pada ayat (2), maka yang digunakan adalah Akta yang dibuat dalam bahasa Indonesia.
• Pasal 43 ayat (1) UUJN – P telah mewajibkan bahwa akta Notaris dibuat dalam bahasa Indonesia. Penggunaan kata wajib berarti jika tidak dilaksanakan akan ada sanksinya, ternyata UUJN – P tidak mengatur sanksinya, artinya kewajiban tanpa sanksi jika dilanggar. Apakah tepat penafsirannya seperti itu ?
• Dalam hal ini perlu dikaitkan pula dengan Pasal 31 ayat (1) dan (2) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2009 disebutkan bahwa :
Pasal 31 :
(1) Bahasa Indonesia wajib digunakan dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah Republik Indonesia, lembaga swasta Indonesia atau perseorangan warga negara Indonesia.
(2) Nota kesepahaman atau perjanjian sebagaimana dimaksud pada ayat (1) yang melibatkan pihak asing ditulis juga dalam bahasa nasional pihak asing tersebut dan/atau bahasa Inggris.
• Baik Akta (Notaris) maupun Perjanjian wajib dibuat dalam bahasa Indonesia dan dari segi formalitas harus mengikuti ketentuan yang diatur dalam Pasal 1320 KUHPerdata tentang Syarat Sahnya Perjanjian. Akta juga merupakan perjanjian yang dibuat berdasarkan kaidah-kaidah tertentu, jika semua kaidah secara formal, matreril dan lahir dipenuhi, maka akta tersebut akan mengikat mereka yang membuatnya dan para ahli waris yang mendapatkan keuntungan dari akta atau perjanjian tersebut. Bahwa akta atau perjanjian wajib menggunakan bahasa Indonesia, tapi ternyata ada akta atau perjanjian yang tidak dibuat dalam bahasa Indonesia, apakah dapat dikategorikan telah melanggar Pasal 43 UUJN-P (untuk akta Notaris) atau Pasal Pasal 31 Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 24 Tahun 2009 (untuk Perjanjian pada umumnya) ? Secara normatif jika hal tersebut dilanggar tidak ada sanksi apapun. Meskipun tidak ditegaskan ada sanksinya, apakah bisa ditinjau dari Sahnya perjanjian sebagai sebab yang terlarang ?
• Dalam Pasal 1 angka 7, 8, 9, 10 UUJN – P ada istilah :
(1) Akta Notaris yang selanjutnya disebut Akta adalah akta autentik yang dibuat oleh atau di hadapan Notaris menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini.
(2) Minuta Akta adalah asli Akta yang mencantumkan tanda tangan para penghadap, saksi, dan Notaris, yang disimpan sebagai bagian dari Protokol Notaris.
(3) Salinan Akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh Akta dan pada bagian bawah salinan Akta tercantum frasa “diberikan sebagai SALINAN yang sama bunyinya”.
(4) Kutipan Akta adalah kutipan kata demi kata dari satu atau beberapa bagian dari Akta dan pada bagian bawah kutipan Akta tercantum frasa “diberikan sebagai KUTIPAN”.
• Sesuai dengan ketentuan Pasal 43 UUJN – P bahwa Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta wajib dibuat dalam bahasa Indonesia, dan hal ini sesuai pula dengan Pasal 31 ayat (1) dan (2) Undang-Undang Republik IndonesiaNomor 24 Tahun 2009.
• Bahwa sudah tentu yang menghadap Notaris untuk membuat akta tidak selalu bisa bahasa Indonesia, bahkan mungkin hanya bisa bahasa daerah yang ada di Indonesia, hal ini dapat dikategorikan tidak bisa berbahasa Indonesia juga. Secara normatif Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta wajib dibuat dalam bahasa Indonesia. Penggunaan bahasa Indonesia dalam Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta merupakan bagian aspek formal akta Notaris, karena akta Notaris harus dibuat menurut bentuk dan tata cara yang ditetapkan dalam Undang-Undang ini. Sehingga Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta yang tidak menggunakan bahasa Indonesia merupakan pelanggaran aspek formal, dan pelanggaran terhadap aspek formal akta Notaris ada sanksinya sebagaimana diatur dalam Pasal 41 UUJN – P.
• Penggunaan bahasa Indonesia dalam Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta dapat pula ditinjau berdasarkan Pasal 1320 KUHPerdata, khususnya mengenai Syarat Objektif suatu Perjanjian yaitu tentang Suatu Sebab Yang Terlarang Menurut Hukum. Sudah menjadi kaidah umum dalam Hukum Perjanjian bahwa Perjanjian yang melanggar salah satu syarat objektif, maka perjanjian tersebut batal demi hukum. Dengan demikian apakah bisa dalam Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta yang dibuat dengan tidak menggunakan bahasa Indonesia Batal Demi Hukum karena melanggar salah satu syarat objektif, yaitu sebab yang terlarang ?
• Pasal 1337 KUHPerdata menegaskan bahwa suatu sebab adalah terlarang, apabila dilarang oleh undang-undang, atau apabila berlawanan dengan kesusilaan baik atau ketertiban umum. Jika menggunakan ketentuan Pasal 1337 KUHPerdata tersebut sudah tentu Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta yang dibuat dengan tidak menggunakan bahasa Indonesia Batal Demi Hukum karena melanggar salah satu syarat objektif, yaitu sebab yang terlarang. Jika undang-undang mewajibkan setiap kontrak atau perjanjian (termasuk Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta) menggunakan bahasa Indonesia, harus diikuti. Dengan ancama Batal Demi Hukum jika dilanggar.
• Berdasarkan uraian di atas, apakah boleh Minuta Akta dibuat selain dalam bahasa Indonesia ? Dengan ketentuan Pasal 31 ayat (1) dan (2) Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 24 Tahun 2009 bahwa bahasa Indonesia wajib digunakan dalam nota kesepahaman atau perjanjian yang melibatkan lembaga negara, instansi pemerintah Republik Indonesia, lembaga swasta Indonesia atau perseorangan warga negara Indonesia, maka untuk Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta wajib menggunakan bahasa Indonesia, sehingga tidak boleh ada Akta Notaris, Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta yang tidak menggunakan bahasa Indonesia.
• Sehingga jika para penghadap menginginkan Salinan Akta, Kutipan Akta dalam bahasa yang lain, juga dalam bahasa dan huruf yang lain, maka harus dilakukan penterjemahan dari Salinan Akta, Kutipan Akta yang berbahasa Indonesia tersebut. Dan penterjemahan tersebut dilakukan oleh penterjemah tersumpah sebagaimana disebutkan dalam Penjelasan Pasal 43 Ayat (4) UUJN – P, yaitu :
Penerjemah resmi dalam ketentuan ini antara lain penerjemah tersumpah yang bersertifikat dan terdaftar atau menggunakan staf pada kedutaan besar negara asing jika tidak ada penerjemah tersumpah.
• Meskipun demikian tetap dibuka kemungkinan akta (Minuta, Salinan, Kutipan dan Grosse Akta) dapat dibuat dalam bahasan lain (selain bahasa Indonesia) jika hal tersebut dikehendaki oleh para penghadap (Pasal 43 ayat (3) UUJN – P). Hal ini berlaku ketentuan khusus untuk Akta Notaris. Ketentuan Pasal 43 ayat (3) UUJN – P ada kontradiksi jika dikaitkan dengan Pasal 43 ayat (6) UUJN – P, yaitu jika terjadi perbedaan penafsiran mengenai isi akta, maka yang dipergunakan adalah akta Notaris yang berbahasa Indonesia. Kalau pada akhirnya jika terjadi perbedaan penafsiran mengenai isi akta yang akan dijadikan acuan adalah akta yang berbahasa Indonesia, lebih tepat sejak awal akta Notaris (Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta) dibuat menggunakan bahasa Indonesia saja.
• Berdasarkan uraian di atas dapat disimpulkan bahwa :
1. Minuta Akta, Salinan Akta dan Kutipan Akta wajib menggunakan bahasa Indonesia.
2. Jika ingin menggunakan bahasa lain (selain bahasa Indonesia) dapat dilakukan penterjemahan kepada bahasa lain yang dikehendaki oleh para penghadap oleh penterjemah resmi berbahankan dari Salinan atau Kutipan Akta.
3. Minuta Akta, Salinan Akta atau Kutipan Akta yang tidak menggunakan bahasa Indonesia telah melanggar aspek formal akta Notaris dengan sanksi sebagaimana tersebut dalam Pasal 41 UUJN – P dan juga telah melanggar Syarat Objektif sebagai hal terlarang berdasarkan undang-undang, sehingga Batal Demi Hukum.
• Dalam akta Notaris selain wajib penggunaan bahasa Indonesia, perlu juga diperhatikan mengenai penafsiran terhadap bahasa yang dipergunakan dalam akta Notaris dan bahasa hukum yang dipergunakan untuk akta Notaris.
• Ketika sebuah akta (atau kontrak atau perjanjian) telah sempurna, artinya aspek formal dan materil telah dipenuhi, dan berjalankan sebagaimana yang diharapkan oleh para pihak, maka terkadang dalam menimbulkan permasalahan, yang berkaitan dengan segala hal yang tersebut dalam akta yang bersangkutan, misalnya mengenai kata atau kalimat atau istilah yang dipergunakan. Jika hal ini terjadi, maka terhadap akta tersebut dilakukan penafsiran atau interpretasi. Masalah penafsiran akta (perjanjian/kontrak) termasuk salah satu hal yang penting dalam setiap akta, baik pada saat pembuatan akta maupun pada waktu penerapannya dikemudian hari.
• Akta sebagai suatu komunikasi yang mengatur hak dan kewajiban para pihak atau para penghadap. Karena itu, sejalan dengan maksud dan tujuannya, maka kata ataupun kalimat yang artinya jelas dan dan tegas serta ada keharusan untuk mempergunakan kata-kata yang tepat, (istilah atau kalimat yang berpotensi mempunyai pengertian multitafsir), dalam akta telah menyediakan tempat khusus mengenai penjelasan pengertian dari kata-kata, frase yang mempunyai arti ganda tersebut, yaitu dalam klausula definisi, juga yang mempunyai pengertian yang mudah untuk membantu dan upaya penerjemahannya.

2. PERUBAHAN ISI AKTA, JIKA TERJADI KESALAHAN TULIS/KETIK – PASAL 48 UUJN – P HANYA MEMBOLEHKAN PERUBAHAN ISI AKTA, JIKA TERJADI KESALAHAN TULIS/ KETIK

• Mengenai Isi Akta tersebut dihubungkan dengan Larangan yang tercantum dalam Pasal 48 UUJN – P, yaitu :
(1) Isi Akta dilarang untuk diubah dengan :
a. diganti;
b. ditambah;
c. dicoret;
d. disisipkan;
e. dihapus; dan/atau
f. ditulis tindih.
(2) Perubahan isi Akta sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a, huruf b, huruf c, dan huruf d dapat dilakukan dan sah jika perubahan tersebut diparaf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi, dan Notaris.
(3) Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Dalam praktek Notaris kesalahan ketik (kata atau kalimat yang salah) bisa saja terjadi dan diketahui ketika sedang dilakukan pembacaan, tapi bukan hanya kesalahan ketik bisa saja data yang diketikkan tidak sesuai dengan faktanya atau isi akta tidak semuanya sesuai dengan keinginan penghadap. Kesalahan tersebut bisa saja terjadi pada semua bagian akta (Awal – Isi dan Akhir) akta, atas kesalahan tersebut dapat dilakukan Perubahan, tapi dalam hal Pasal 48 UUJN – P hanya memperbolehkan perubahan hanya pada Isi akta saja. Perubahan tersebut dapat dilakukan karena masih berupa rancangan akta yang belum ada paraf dan tanda tangan penghadap, saksi dan Notaris.
• Pasal 48 ayat (1) UUJN – P secara imperatif (jelas – tegas – lugas) melarang Perubahan terhadap Isi Akta. Padahal kontruksi formalitas akta Notaris selain badan (yang di dalamnya ada Isi Akta) juga ada awal dan akhir akta. Bahwa Awal dan Akhir Akta merupakan tanggungjawab Notaris sepenuhnya. Oleh karena itu terhadap Isi Akta Notaris dilarang membuat kesalahan, meskipun demikian menurut Pasal 48 ayat (2) UUJN – P ada perkecualian untuk perubahan yang meliputi :
a. diganti;
b. ditambah;
c. dicoret;
d. disisipkan;
dapat dilakukan dan sah jika perubahan tersebut diparaf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi, dan Notaris.Tapi untuk huruf (e)dihapus; dan/atau (f) ditulis tindih tetap dilarang untuk dilakukan. Pelanggaran terhadap pasal tersebut, yaitu melakukan Perubahan berupa Penggantian, Penambahan, Pencotetan dan Penyisipan tidak dilakukan paraf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi, dan Notaris dan melakukan penghapusan, ditulis tindih, menurut Pasal 48 ayat (3) UUJN – P akan ada sanksi terhadap :
1. aktanya : Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan, dan
2. Notarisnya : dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga.
• Ketentuan Pasal 48 ayat (1) dan (2) UUJN – P sebenarnya tidak melarang (dikecualikan) mengubah Isi Akta sebagaimana ditentukan di atas, tapi dalam praktek Notaris bahwa kesalahan (misalnya kesalahan ketik berupa kurang huruf atau kurang kata kalimat atau salah penyebutan nama) bisa juga terjadi pada Awal dan Akhir Akta. Dalam hal ini apakah Pasal 48 ayat (1) dan (2) UUJN – P melarang perubahan berupa :
a. diganti;
b. ditambah;
c. dicoret;
d. disisipkan;
e. dihapus; dan/atau
f. ditulis tindih.
untuk dilakukan pada Awal dan Akhir Akta ?
• Secara normatif larangan tersebut hanya khusus untuk Isi Akta, meskipun sebenaranya diperboleh untuk perubahan tertentu saja (tidak untuk dihapus; dan/atau ditulis tindih) dan atas perubahan tersebut dilakukan dan sah jika perubahan tersebut diparaf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi, dan Notaris dan sanksinyapun untuk yang melanggar ketentuan pasal tersebut. Sehingga jika dilakukan sebagaimana tersebut dalam Pasal 48 ayat (1) dan (2) UUJN – P pada Awal dan Akhir Akta merupakan suatu pelanggaran ? Dan akan ada sanksi untuk akta dan Notarisnya ?
• Ketentuan tersebut dapat ditafsirkan bahwa :
1. Jika tidak diatur berarti boleh dilakukan pada awal dan akhir akta, atau
2. Jika tidak diatur tidak boleh dilakukan pada awal dan akhir akta.
• Sebagai bahan perbandingan bahwa ketentuan Pasal 48 ayat (1) dan (2) UUJN – P, pernah juga diatur dalam Pasal 33 PJN (Peraturan Jabatan Notaris), yaitu :
Pasal 33 :
Tidak diperkenankan mengadakan penulisan di atasnya, sisipan atau tambahan perkataan atau huruf dalam akta atau dalam perubahan-perubahan dan tambahan yang diadakan di sisi atau sebelum penutupan akta atau dengan cara apapun juga menghapuskan atau menghilangkannya serta menggantikannya dengan tulisan lain, dengan ketentuan bahwa penggantian dan tambahan perkataan dan huruf itu tidak sah.
• Pasal 33 PJN tersebut Perubahan boleh dilakukan terhadap akta (tidak menyebutkan bagian tertentu), hal ini dapat dimegerti karena dalam PJN tidak ditegaskan ada bagian-bagian tertentu dalam akta. Pembagian tersebut dimulai ada dalam Pasal 38 UUJN dan Perubahannya hanya dapat dilakukan pada Isi Akta (Pasal 48 ayat (1) UUJN). Dalam kenyataannya tidak sedikit Notaris melakukan Perubahan pada Awal dan Akhir meskipun pada saat itu ada sanksinya bagi Notaris yang melanggarnya berdasarkan Pasal 84 UUJN. Dan ketentuan sanksi dalam Pasal 84 UUJN ini sudah dicabut.
• Pasal 49 dan 50 UUJN – P merupakan aturan secara teknis untuk melakukan perubahan jika terjadi kesalahan pada Isi Akta yang disebutkan dalam Pasal 48 UUJN – P, yaitu :
 Pasal 49 :
(1) Setiap perubahan atas Akta sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 ayat (2) dibuat di sisi kiri Akta.
(2) Dalam hal suatu perubahan tidak dapat dibuat di sisi kiri Akta, perubahan tersebut dibuat pada akhir Akta, sebelum penutup Akta, dengan menunjuk bagian yang diubah atau dengan menyisipkan lembar tambahan.
(3) Perubahan yang dilakukan tanpa menunjuk bagian yang diubah mengakibatkan perubahan tersebut batal
(4) Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 50 :
(1) Jika dalam Akta perlu dilakukan pencoretan kata, huruf, atau angka, pencoretan dilakukan sedemikian rupa sehingga tetap dapat dibaca sesuai dengan yang tercantum semula, dan jumlah kata, huruf, atau angka yang dicoret dinyatakan pada sisi kiri Akta.
(2) Pencoretan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dinyatakan sah setelah diparaf atau diberi tanda pengesahan lain oleh penghadap, saksi, dan Notaris.
(3) Dalam hal terjadi perubahan lain terhadap pencoretan sebagaimana dimaksud pada ayat (2), perubahan itu dilakukan pada sisi kiri Akta sesuai dengan ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 49 ayat (2).
(4) Pada penutup setiap Akta dinyatakan tentang ada atau tidak adanya perubahan atas pencoretan.
(5) Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), serta dalam Pasal 38 ayat (4) huruf d tidak dipenuhi, Akta tersebut hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Bahwa Perubahan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 UUJN – P merupakan suatu Renvooi.
• Renvooi hanya untuk perubahan yang dilakukan terhadap rancangan akta. Ketentuan ini meminta kepada Notaris jangan sampai salah atau membuat kesalahan dalam membuat Awal dan Akhir Akta, kecuali Isi Akta karena jika terjadi kesalahan boleh diubah.
• Jika sejak berlakunya Pasal 48 UUJN – P ini ketika Notaris membacakan akta ternyata menemukan kesalahan (apapun) dalam Awal dan Akhir Akta, apa yang harus dilakukan :
• Langsung lakukan perubahan atas rancangan akta tersebut dengan melakukan cetak (print) ulang, jika penghadapnya masih ada/menghadap dan ada peralatan kantor untuk mendukungnya.
• Jika penghadapnya sudah tidak ada (sudah tidak ada di hadapan Notaris) harus menghubungi para penghadap lagi untuk membuat perbaikan akta (bukan Perubahan).
• Jika penghadapnya sudah tidak bisa dihubungi dengan cara apapun, apakah tetap harus dilakukan Perubahan sebagaimana dilakukan pada Isi Akta ? Jika berprinsip jangan dilakukan jika tidak diatur, maka tidak perlu dilakukan. Tapi jika berprinsip jika tidak tidak diatur boleh dilakukan, maka lakukan saja karena tidak ada sanksinya.

3. KESALAHAN TULIS DAN/ATAU KESALAHAN KETIK YANG TERDAPAT PADA MINUTA AKTA YANG TELAH DITANDATANGANI – NOTARIS BERWENANG UNTUK MEMBETULKAN KESALAHAN TULIS DAN/ATAU KESALAHAN KETIK YANG TERDAPAT PADA MINUTA AKTA YANG TELAH DITANDATANGANI

• Pasal 51 UUJN – P menegaskan bahwa :
(1) Notaris berwenang untuk membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada Minuta Akta yang telah ditandatangani.
(1) Pembetulan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan di hadapan penghadap, saksi, dan Notaris yang dituangkan dalam berita acara dan memberikan catatan tentang hal tersebut pada Minuta Akta asli dengan menyebutkan tanggal dan nomor Akta berita acara pembetulan.
(2) Salinan Akta berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib disampaikan kepada para pihak.
(3) Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Pasal 51 UUJN – P memberikan kewenangan kepada Notaris untuk membetulkan kesalahan ketik ketika diketahui terjadi kesalahan ketik dalam Minuta. Adapun yang dimaksud kesalahan ketik itu adalah kesalahan yang dilakukan dalam pengetikan akta notaris, yang terjadi bukan karena kesengajaan, tetapi karena kelalaian atau ketidakhati-hatian notaris semata-mata, sehingga hal yang tertulis di dalam akta notaris tidak sesuai dengan yang sebenarnya ingin dituangkan dalam akta tersebut.
Kesalahan ketik dalam akta notaris dapat bersifat substantif maupun nonsubstantif.
• Kesalahan ketik yang bersifat nonsubstantif artinya kesalahan tersebut tidak menyebabkan perbedaan makna yang signifikan dalam substansi akta atau jikapun ada perbedaan makna kata, tetapi secara konteks kalimat tidak dapat ditafsirkan lain dari yang sebenarnya dimaksudkan, di antaranya kesalahan dalam ejaan. Misalnya kata “lalai” ditulis “lalat” dan “anggaran dasar” ditulis “anggaran datar”.
• Sebaliknya, kesalahan ketik yang bersifat substantif mengakibatkan terjadinya perbedaan makna atau perbedaan maksud yang signifikan di dalam substansi akta, sehingga substansi akta menjadi tidak sesuai dengan yang sebenarnya ingin dituangkan dalam akta tersebut oleh para penghadap (dalam akta partai) atau oleh notaris (dalam akta relas). Kesalahan ketik yang substantif ini di antaranya kesalahan penulisan angka dalam jumlah uang, jangka waktu, dan luas objek jual beli, misalnya objek jual beli bangunan seluas “200 m2 (dua ratus meter persegi)” ditulis “20 m2 (dua puluh meter persegi)” atau Rp. 100.000.- ditulis “sepuluh ribu rupiah”.
• Apabila kesalahan ketik tersebut (pada isi akta), baik yang bersifat substantif maupun nonsubstantif, diketahui sebelum rancangan akta ditandatangani, maka kesalahan tersebut dapat diperbaiki dengan cara melakukan perubahan atau Renvooi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 48 – 50 UUJN – P. Menjadi masalah adalah ketika akta sudah ditandatangani dan sudah menjadi Minuta, dan para penghadap sudah pergi, dan salinan akta telah dikeluarkan, tetapi kemudian ditemukan kesalahan di dalam minuta akta tersebut. Apa yang harus dilakukan Notaris ?
• Pasal 51 UUJN memberi kewenangan kepada notaris untuk membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada minuta akta yang telah ditandatangani,
• Bahwa meskipun menurut kedua pasal tersebut di atas, Notaris mempunyai kesamaan yaitu Notaris berwenang untuk membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada Minuta, tapi berbeda cara melakukannya, menurut Pasal 51 ayat (2) dan (3) UUJN pembetulan tersebut dilakukan dengan membuat berita acara dan memberikan catatan tentang hal tersebut pada Minuta Akta asli dengan menyebutkan tanggal dan nomor akta berita acara pembetulan dan kemudian Salinan akta berita acara sebagaimana dimaksud wajib disampaikan kepada para pihak. Makna dari Pasal 51 UUJN tersebut pembetulan dapat dilakukan oleh Notaris dengan membuat Berita Acara Pembetulan tanpa perlu kehadiran atau bukan di hadapan Penghadap, sedangkan menurut Pasal 51 ayat (2) UUJN – P pembuatan Berita Acara Pembetulan harus dilakukan di hadapan Penghadap. Pelaksanaan ketentuan Pasal 51 UUJN – P ini menjadi agak sulit, misalnya :
1. Para penghadap sudah tidak ada lagi di hadapan Notaris, artinya para penghadap sudah meninggalkan Notaris.
2. Para penghadap sulit dihubungi atau bisa dihubungi tapi tidak mau datang denganberbagai alasan.
3. Para penghadap sudah tidak mau bertemu muka lagi.
• Meskipun Pasal 51 UUJN – P telah mengatur kewenangan notaris dalam membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik, di dalam UUJN – P tidak diberikan penjelasan tentang apa yang dimaksud dengan kesalahan tulis dan kesalahan ketik tersebut. Tidak adanya penjelasan mengenai hal itu dapat menimbulkan penafsiran berbeda-beda, terutama tentang sejauh mana pembetulan dengan cara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P boleh dilakukan. Misalnya apakah kesalahan ketik 1 (satu) angka atau 1 (satu) huruf atau 1 (satu) kata atau 1 (satu) kalimat boleh dibetulkan dengan cara ini, sedangkan jika dibetulkan akan mengubah suatu hal yang substantif.
• Dalam kaitan ini perlu dibahas mengenai upaya-upaya lain yang dapat dilakukan apabila ditemukan kesalahan ketik dalam minuta akta yang salinannya telah dikeluarkan, baik pada akta partai maupun akta relas. Misalnya apabila para pihak bersedia menghadap kembali kepada notaris, maka akta apa yang harus dibuat atau apabila salah satu pihak tidak bisa menghadap kembali, maka apa yang harus dilakukan oleh pihak lain dan notaris.
• Selain itu, karena kesalahan ketik yang dilakukan oleh notaris tersebut, terutama kesalahan yang bersifat substantif, dapat menimbulkan kerugian bagi para pihak yang berkepentingan, maka dalam tulisan ini juga akan dibahas mengenai tanggung jawab notaris atas kesalahan tersebut.
• Kesalahan ketik dapat didefinisikan sebagai kesalahan yang dilakukan dalam pengetikan akta notaris, yang terjadi bukan karena kesengajaan, tetapi karena kelalaian atau ketidakhati-hatian notaris semata-mata, sedemikian hingga hal yang tertulis di dalam akta notaris tidak sesuai dengan yang sebenarnya ingin dituangkan dalam akta tersebut.
• Adanya kesalahan ketik pada minuta akta seyogianya dapat disadari oleh notaris atau penghadap sebelum akta itu ditandatangani, yaitu pada saat notaris membacakan isi akta di hadapan penghadap, sebagaimana dimaksud dalam Pasal 16 ayat (1) huruf m UUJN – P. Namun, tidak tertutup kemungkinan kesalahan ketik dalam minuta akta baru diketahui setelah akta itu selesai ditandatangani dan salinan akta sudah telanjur dikeluarkan oleh notaris.
• Di dalam praktik, apabila kesalahan ketik dalam minuta akta diketahui setelah salinan akta dikeluarkan, seringkali notaris mengambil jalan pintas untuk menyelesaikan permasalahan tersebut. Cara yang ditempuh antara lain adalah mengubah isi minuta akta itu, baik dengan melakukan renvooi maupun mengganti sebagian halaman minuta akta, ataupun mengganti keseluruhan minuta itu, kemudian dilanjutkan dengan menukar salinan akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik dengan salinan akta yang telah dibetulkan.
• Secara yuridis, memperbaiki kesalahan ketik dengan cara-cara tersebut merupakan tindakan yang tidak tepat. Dikatakan tidak tepat karena akta notaris seharusnya merupakan jaminan kepastian hukum bagi masyarakat pengguna jasa notaris. Akta yang dibuat oleh atau di hadapan notaris semestinya menjadi bukti otentik mengenai kepastian terjadinya peristiwa atau perbuatan hukum yang diterangkan dalam akta yang bersangkutan. Apabila isi minuta akta yang sudah ditandatangani tersebut diubah, berarti akta itu tidak lagi berisi peristiwa atau keadaan yang sebenarnya terjadi pada saat akta dibuat, yaitu khususnya berkenaan dengan:
• Waktu penandatanganan akta
Pada bagian awal akta, notaris mencantumkan tanggal/waktu pembuatan akta. Pencantuman tanggal/waktu ini sangatlah penting sehubungan dengan kekuatan pembuktian formal yang dimiliki akta notaris. Kekuatan pembuktian formal artinya akta notaris memberikan kepastian bahwa suatu kejadian dan fakta yang tersebut dalam akta betul-betul dilakukan oleh notaris atau diterangkan oleh pihak-pihak yang menghadap pada saat yang tercantum dalam akta sesuai dengan prosedur yang sudah ditentukan dalam pembuatan akta. Apabila ada penambahan renvooi pada minuta akta yang telah ditandatangani, berarti ada ketidakcocokan antara keterangan notaris pada awal akta dengan kejadian yang sebenarnya, karena renvooi tersebut tidak dilakukan pada waktu yang dinyatakan dalam minuta itu. Demikian pula halnya jika perbaikan dilakukan dengan cara mengganti keseluruhan halaman akta dengan minuta akta yang baru, yang ditandatangani lagi oleh penghadap, para saksi, dan notaris, pada waktu yang tidak sesuai dengan tanggal yang tercantum dalam minuta baru itu. Hal yang seperti itu dapat menyebabkan notaris dituduh memasukkan keterangan palsu di dalam akta.
• Pembacaan dan penandatanganan akta
Notaris berkewajiban untuk membacakan akta di hadapan penghadap dengan dihadiri paling sedikit 2 (dua) orang saksi, kecuali jika penghadap menghendaki agar akta tidak dibacakan karena penghadap telah membaca sendiri, mengetahui, dan memahami isinya, dengan ketentuan bahwa hal tersebut dinyatakan dalam penutup akta, serta penghadap, para saksi, dan notaris membubuhkan paraf pada setiap halaman minuta akta. Pembacaan akta dimaksudkan agar penghadap mengetahui dan memahami apa yang tertulis di dalam akta. Segera setelah akta tersebut dibacakan, penghadap, para saksi, dan notaris menandatanganinya. Penandatanganan mengandung makna bahwa orang yang membubuhkan tanda tangan itu memberikan keterangan dan pernyataan sebagaimana yang tertulis di bagian atas atau sebelum tanda tangan. Penandatanganan tersebut dilakukan segera setelah pembacaan akta agar penghadap mempunyai jaminan bahwa ia menandatangani akta yang sama dengan akta yang telah dibacakan oleh notaris kepadanya.
• Apabila notaris mengganti sebagian halaman minuta akta yang sudah ditandatangani dan dikeluarkan salinannya karena ada kesalahan ketik, berarti isi akta menjadi berbeda dengan apa yang dahulu dibacakan oleh notaris dan ditandatangani penghadap. Hal itu bertentangan dengan maksud dari pembacaan dan penandatanganan akta. Selain itu, penggantian akta tersebut juga bertentangan dengan Pasal 48 ayat (1) UUJN – P, yang menentukan bahwa isi akta tidak boleh diubah atau ditambah, baik berupa penulisan tindih, penyisipan, pencoretan, atau penghapusan dan menggantinya dengan yang lain.
• Pada dasarnya apabila akta (telah jadi Minuta) telah ditandatangani oleh penghadap, para saksi, dan notaris, terhadap akta tersebut tidak diperkenankan ada perubahan lagi. Perbaikan terhadap kesalahan ketik dengan cara-cara tersebut di atas tidak memenuhi prosedur yang seharusnya. Jika ada pihak yang dapat membuktikan di depan pengadilan bahwa ada prosedur yang tidak dipenuhi dalam pembuatan akta atau ada keterangan notaris di dalam akta yang tidak sesuai dengan kenyataan yang terjadi, maka akta tersebut tidak lagi memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna dan karenanya akta notaris itu hanya akan berkekuatan seperti akta bawah tangan jika ditandatangani oleh para pihak.
• Cara-cara yang tidak tepat seperti tersebut di atas sebenarnya dapat dihindari. Hal ini karena pembuat undang-undang telah memberikan jalan keluar apabila terjadi kesalahan ketik yang terdapat pada minuta akta yang sudah ditandatangani, yaitu sebagaimana ditentukan dalam Pasal 51 UUJN – P.
• Ketentuan tersebut tidak menyebutkan apakah kewenangan membetulkan itu hanya berlaku untuk minuta akta yang belum dikeluarkan salinannya ataukah juga berlaku untuk minuta akta yang telah dikeluarkan salinannya.Kewenangan yang dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P itu berlaku pula untuk minuta akta yang telah dikeluarkan salinannya. Adapun argumentasinya sebagai berikut.
a. Pasal 51 ayat (1) UUJN – P hanya menyebutkan frasa “minuta akta yang telah ditandatangani”, tanpa memberikan perkecualian terhadap minuta akta yang telah dikeluarkan salinannya. Dengan demikian, kewenangan notaris untuk membetulkan kesalahan ketik tersebut berlaku bagi minuta akta yang telah ditandatangani, baik yang salinannya belum dikeluarkan maupun sudah dikeluarkan.
b. Pasal 16 ayat (1) huruf d UUJN – P memberikan kewajiban kepada notaris untuk mengeluarkan salinan akta berdasarkan minuta akta. Menurut Pasal 1 angka 9 UUJN, salinan akta adalah salinan kata demi kata dari seluruh akta dan pada bagian bawah salinan akta tercantum frasa “diberikan sebagai salinan yang sama bunyinya”. Berdasarkan kedua ketentuan tersebut, dapat disimpulkan bahwa walaupun di dalam suatu minuta akta yang telah ditandatangani terdapat kesalahan ketik, notaris wajib mengeluarkan salinan akta yang isinya sama persis dengan minutanya. Dengan demikian, tidak perlu dipermasalahkan salinan dikeluarkan sebelum atau setelah dibetulkannya kesalahan ketik, karena kapanpun salinan itu dikeluarkan isinya harus tetap sama dengan minuta akta.
c. Pasal 51 ayat (3) UUJN – P menentukan bahwa salinan Akta Berita Acara Pembetulan wajib disampaikan kepada para pihak. Sewajarnya salinan akta dari minuta akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik telah disampaikan kepada para pihak sebelum atau setidak-tidaknya pada saat yang sama dengan penyampaian salinan Akta Berita Acara Pembetulan.
• Pengaturan mengenai pembetulan terhadap kesalahan ketik seperti ini merupakan hal yang baru ada dalam UUJN atau UUJN – P. Di dalamnya terdapat kewenangan besar bagi notaris untuk membetulkan suatu kesalahan ketik di dalam minuta akta yang sudah ditandatangani. Namun di dalam undang-undang itu tidak diberikan batasan ataupun penjelasan mengenai apa yang dimaksud dengan kesalahan ketik. Tidak adanya batasan atau penjelasan itu akhirnya dapat menimbulkan penafsiran yang beragam, di antaranya mengenai kesalahan ketik yang seperti apa yang boleh dibetulkan dengan cara membuat Akta Berita Acara Pembetulan.
• Untuk menafsirkan kesalahan ketik yang seperti apa yang boleh dibetulkan dengan cara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P, terlebih dahulu perlu diingat bahwa terdapat 2 (dua) jenis akta notaris, yaitu akta partai dan akta relas. Akta partai adalah akta yang “dibuat di hadapan” notaris, sedangkan akta relas adalah akta yang “dibuat oleh” notaris. Kedua jenis akta tersebut memiliki sifat yang berbeda. Oleh karena itu, penafsiran dan batasan penerapan cara pembetulan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P tersebut juga bergantung pada jenis aktanya.
• Dalam akta partai maupun akta relaas, kewenangan membetulkan diberikan kepada notaris dalam rangka menemukan kebenaran sesuai dengan kenyataan yang terjadi, mengingat akta notaris sebagai akta otentik merupakan alat bukti tertulis yang terkuat dan terpenuh. Hal-hal yang tersebut dalam akta merupakan pembuktian yang sah terhadap pihak-pihak yang membuat/minta dibuatkan akta atau ahli waris dan penerima hak mereka, kecuali ada pembuktian sebaliknya. Oleh karena itu, isi akta harus benar-benar sesuai dengan hal-hal yang disaksikan atau dialami oleh notaris dalam jabatannya dan hal-hal yang diterangkan oleh penghadap.
• Akta Berita Acara Pembetulan merupakan akta notaris yang termasuk dalam akta relas khusus (akta verbal khusus). Dikatakan sebagai akta relas khusus karena akta tersebut dapat dibuat oleh notaris atas inisiatifnya sendiri, tanpa harus ada permintaan dari para pihak yang berkepentingan. Jadi, apabila notaris mengetahui bahwa di dalam suatu minuta akta yang sudah ditandatangani terdapat kesalahan ketik, ia bisa dengan segera melakukan pembetulan terhadap kesalahan itu, meskipun tanpa bantuan atau persetujuan dari para penghadap, sepanjang pembetulan itu sesuai dengan kenyataan yang terjadi dan tidak melampaui kewenangan notaris, dengan syarat pembuatan Akta Berita Acara tersebut dilakukan di hadapan penghadap dan saksi, artinya jika para penghadap tidak bersedia menghadap untuk membuat Berita Acara Pembetulan, maka Notaris tidak bisa berbuat apa-apa. Karena melakukan Berita Acara Pembetulan tanpa di hadapan penghadap dan saksi merupakan pelanggaran dan sanksinya sebagaimana tersebut Pasal 51 ayat (4) UUJN – P.
• Bahwa akta Berita Acara Pembetulan tersebut inisiatifnya datang dari Notaris karena merupakan kewenangan Notaris, sehingga tidak ada tindakkan menghadap dari para penghadap, artinya akta tersebut tidak sebagaimana biasanya dari Akta Pihak Akta Relaas. Akta Berita Acara Pembetulkan tersebut semata-mata Pernyataan Notaris sendiri untuk membetulkan kesalahan ketik pada Minuta yang harus dibuat dengan kehadiran para penghadap dan saksi di hadapan Notaris. Sehingga Akta Berita Pembetulan ini merefleksikan tindakan dari notaris sendiri dan bukan hasil pengamatan notaris. Jadi, tepatlah jika Akta Berita Acara Pembetulan dikatakan sebagai akta relas khusus. Kehadiran penghadap dalam pembuatan Akta Berita Acara Pembetulan, tanda tangan penghadap merupakan keharusan. Hal ini agar notaris memiliki kepastian bahwa penghadap yang bersangkutan telah memahami dan menyetujui pembetulan yang dilakukan oleh notaris itu. Meskipun namanya Berita Acara Pembetulan, bahwa bentuknya tidak sama dengan akta Berita Acara (Akta Relaas), misalnya tidak perlu nomor akta, juga tidak perlu didaftarkan ke dalam Repertorium dan Klaper. Tapi Notaris hanya memberikan catatan tentang hal tersebut pada Minuta dan wajib menyampaikan Berita Acara Pembetulan tersebut kepada para penghadap.
• Menurut saya, saksi pada pembuatan Akta Berita Acara Pembetulan sebaiknya adalah orang yang sama dengan saksi pada pembuatan akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik. Hal ini agar apabila di kemudian hari pembetulan yang dilakukan oleh notaris itu ternyata tidak dapat diterima oleh salah satu pihak, para saksi tersebut dapat menguatkan keterangan notaris bahwa pembetulan telah sesuai dengan hal yang sebenarnya terjadi. Namun, apabila menghadirkan saksi yang sama tidak dimungkinkan, Akta Berita Acara Pembetulan dapat ditandatangani oleh orang lain yang memenuhi syarat sebagai saksi, karena fungsi saksi pada pembuatan Akta Berita Acara Pembetulan hanyalah menyaksikan bahwa formalitas dalam pembuatan akta telah dipenuhi, sedangkan mengenai kebenaran dari isi pembetulan dalam akta itu notaris sendirilah yang menjaminnya.
• Setelah Akta Berita Acara Pembetulan selesai dibuat, berdasarkan Pasal 51 ayat (2) UUJN, notaris wajib memberikan catatan tentang adanya pembetulan tersebut pada minuta akta asli dengan menyebutkan tanggal dan nomor Akta Berita Acara Pembetulan. Yang dimaksud dengan “minuta akta asli” adalah minuta akta yang di dalamnya terdapat kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik. Selanjutnya, notaris menyampaikan salinan Akta Berita Acara Pembetulan tersebut kepada para pihak.
• Akta partai atau akta pihak adalah suatu jenis akta notaris yang berisi tentang hal-hal yang diterangkan atau diceritakan oleh pihak lain kepada notaris sebagai pembuat akta otentik. Pihak lain itu sengaja datang di hadapan notaris dan memberikan suatu keterangan atau melakukan suatu perbuatan hukum di hadapan notaris, agar keterangan atau perbuatan itu dikonstatir oleh notaris di dalam suatu akta otentik. Jadi, dalam suatu akta partai dicantumkan secara otentik keterangan-keterangan dari orang-orang yang bertindak sebagai pihak-pihak dalam akta itu serta keterangan dari notaris itu sendiri yang menyatakan bahwa orang-orang yang hadir itu telah menyatakan kehendaknya tertentu, sebagaimana yang dicantumkan dalam akta itu.
• Undang-undang mengharuskan bahwa setiap akta partai harus ditandatangani oleh para penghadap. Apabila ada penghadap yang tidak dapat membubuhkan tanda tangannya, misalnya karena tangannya lumpuh, maka alasan tidak ditandatanganinya akta itu harus diterangkan di dalam akta. Keterangan itu berlaku sebagai ganti tanda tangan (surrogaat tanda tangan).
• Akta notaris yang berisi perjanjian, sebagaimana akta notaris pada umumnya, terdiri atas awal akta, badan akta, dan akhir akta. Pada awal akta tercantum nomor akta, judul akta, keterangan notaris tentang waktu pembuatan akta, serta nama dan kedudukan notaris. Pada badan akta tercantum identitas para penghadap dan orang yang diwakili (apabila ada), keterangan mengenai kedudukan bertindak para penghadap, isi akta yang merupakan kehendak dan keinginan para penghadap, serta identitas para saksi pengenal. Pada akhir akta tercantum keterangan notaris tentang tempat penandatanganan akta, uraian tentang pembacaan dan penandatanganan akta, identitas para saksi akta, serta uraian tentang jumlah perubahan (renvooi).
• Pada dasarnya upaya pembetulan yang dapat dilakukan terhadap kesalahan ketik pada akta perjanjian bersifat kasuistik. Artinya suatu upaya pembetulan tidak selalu dapat diterapkan pada semua kesalahan ketik. Notaris harus melihat terlebih dahulu pada bagian akta yang mana kesalahan ketik tersebut terjadi serta sejauh mana kesalahan tersebut menimbulkan perbedaan dengan apa yang seharusnya tertulis. Secara umum, hal tersebut dapat dijabarkan sebagai berikut.
• Kesalahan ketik dalam keterangan notaris (notaris verklaring) pada awal akta.
• Pada bagian awal atau kepala akta, notaris memberikan keterangan mengenai hari, tanggal, dan jam pembuatan akta, serta nama lengkap dan tempat kedudukan notaris.
• Salah satu contoh kesalahan ketik pada awal akta adalah kesalahan ketik dalam menulis tanggal akta. Misalnya para penghadap menghadap pada tanggal 13 Januari 2013, tetapi dalam akta tertulis: “31-01-2013 (tiga belas Januari dua ribu tiga belas)”. Dengan demikian ada perbedaan antara tanggal yang ditulis dalam angka dan tanggal yang ditulis dalam huruf.
• Menjamin kepastian tanggal pembuatan akta merupakan salah satu wewenang notaris yang diberikan dalam Pasal 15 ayat (1) UUJN – P. Kepastian tanggal pembuatan akta merupakan hal yang sangat penting dalam suatu akta karena hal tersebut merupakan salah satu wujud kekuatan pembuktian formal akta otentik. Dengan kekuatan pembuktian formal, oleh suatu akta otentik dibuktikan bahwa pejabat yang bersangkutan telah menyatakan dalam akta itu sesuatu sebagaimana yang tercantum di dalamnya serta bahwa hal-hal yang diuraikan oleh pejabat dalam akta itu benar-benar merupakan hal yang dilakukan dan disaksikannya di dalam menjalankan jabatannya.
• Dalam arti formal, terjamin kebenaran/kepastian tanggal dari akta itu, kebenaran tanda tangan yang terdapat dalam akta itu, identitas dari orang-orang yang hadir (comparanten), serta tempat di mana akta itu dibuat. Selain itu, sepanjang mengenai akta partai, terjamin kebenaran bahwa para pihak ada menerangkan seperti yang diuraikan dalam akta itu.
• Sepanjang mengenai kekuatan pembuktian formal ini, akta partai dan akta relas adalah sama. Artinya bahwa keterangan pejabat yang terdapat di dalam kedua golongan akta itu ataupun keterangan dari para pihak dalam akta, baik yang ada di dalam akta partai maupun di dalam akta relas, mempunyai kekuatan pembuktian formal dan berlaku terhadap setiap orang, yakni mengenai apa yang ada dan terdapat di atas tanda tangan mereka.
• Apabila terjadi kesalahan ketik dalam notaris verklaring, misalnya dalam hal penulisan tanggal pembuatan akta sebagaimana dicontohkan di atas, notaris dapat membetulkannya dengan cara membuat Akta Berita Acara Pembetulan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P. Meskipun kesalahan ketik pada tanggal akta bersifat signifikan, tetapi kesalahan tersebut terletak pada bagian akta yang merupakan keterangan notaris (notaris verklaring). Dengan demikian, notaris berwenang untuk memperbaikinya, walaupun tanpa bantuan para pihak, asalkan pembetulan tanggal itu sesuai dengan kenyataan yang sebenarnya serta sesuai pula dengan tanggal yang tertulis dalam buku daftar akta (repertorium) dan buku daftar nama penghadap (klapper). Kewenangan tersebut memang sangat besar, tetapi hal itu diperlukan demi tercapainya jaminan kepastian tanggal pembuatan akta yang sesuai dengan keadaan sebenarnya.
• Namun, walaupun notaris dapat melakukan pembetulan dengan cara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P, perlu diingat bahwa tanggal akta merupakan hal yang penting dalam suatu akta notaris, sehingga sebaiknya upaya pertama yang dilakukan notaris adalah memanggil para pihak untuk hadir kembali di hadapan notaris. Hal ini terutama sangat diperlukan jika di dalam perjanjian tertuang suatu jangka waktu yang dihubungkan dengan tanggal akta. Misalnya: dalam suatu perjanjian kerja sama ditentukan bahwa pihak kedua wajib membayar selambat-lambatnya dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari sejak tanggal penandatanganan akta. Para penghadap yang hadir kembali di hadapan notaris dapat membuat Akta Pembatalan atas akta yang memuat kesalahan ketik, kemudian membuat sebuah akta baru berisi perjanjian yang sudah disepakati. Adapun mengenai tanggal berlakunya perjanjian dapat disepakati berlaku surut, misalnya akta perjanjian ditandatangani pada 1 Februari 2013, tetapi disepakati dalam akta itu bahwa perjanjian berlaku sejak 13 Januari 2013.
• Upaya-upaya tersebut diharapkan dapat mencegah sengketa antara para pihak yang mungkin timbul di kemudian hari sehubungan dengan tanggal akta.
• Kesalahan ketik dalam identitas penghadap.
• Identitas penghadap merupakan hal yang penting dalam suatu akta notaris. Bagian akta yang memuat identitas para penghadap serta keterangan mengenai kedudukan bertindak mereka lazim disebut dengan Komparisi. Oleh karena bagian tersebut sangatlah penting, notaris harus berhati-hati dalam menuliskannya. Dalam praktik pada identitas penghadap dapat pula terjadi kesalahan ketik. Misalnya nama penghadap yang seharusnya adalah “Agoeng”, tetapi di dalam akta tertulis “Agung”.
• Apabila ada kesalahan ketik pada nama penghadap, langkah pertama yang sebaiknya dilakukan oleh notaris adalah mengimbau para pihak untuk menghadap sekali lagi. Ketika penghadap hadir kembali di hadapan notaris untuk memperbaiki kesalahan ketik tersebut, ada 2 (dua) macam cara yang dapat ditempuh. Cara pertama adalah para penghadap membuat Akta Pembatalan atas akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik, yang kemudian dilanjutkan dengan membuat sebuah akta baru yang berisi seluruh isi perjanjian yang disepakati. Pada bagian komparisi Akta Pembatalan tersebut ditulis nama penghadap dengan ejaan yang benar (sesuai yang tertera pada kartu identitas) maupun yang salah (sesuai dengan yang tertulis pada akta yang akan dibatalkan), sedangkan pada komparisi Akta Perjanjian yang baru ditulis nama penghadap sesuai dengan identitasnya yang benar. Dalam kasus di atas, pada bagian komparisi Akta Pembatalan ditulis “Agoeng atau ditulis juga Agung”, sedangkan pada bagian komparisi Akta Perjanjian yang baru ditulis “Agoeng”.
• Akta Pembatalan terhadap perjanjian memiliki konsekuensi hukum, yaitu bahwa perjanjian yang dibatalkan itu tidak berlaku lagi dan dianggap tidak pernah ada. Misalnya Akta Perjanjian dibuat pada tanggal 21 April 2013, kemudian diketahui bahwa di dalam akta itu terdapat kesalahan ketik pada nama penghadap Tuan Agoeng sehingga pada tanggal 21 Juni 2013 dibuatlah Akta Pembatalan dan dilanjutkan dengan membuat Akta Perjanjian yang baru. Dengan ditandatanganinya Akta Pembatalan berarti perjanjian pada tanggal 21 April 2013 itu dianggap tidak pernah ada. Sebagai konsekuensinya, segala hal yang terkait dengan perjanjian, termasuk prestasi yang telah dipenuhi, tidak lagi mengikat para pihak. Untuk mengatasi kekosongan hukum itu, di dalam Akta Perjanjian yang baru harus dinyatakan bahwa perjanjian itu berlaku surut sejak tanggal 21 April 2013. Selain itu, tindakan-tindakan yang selama ini telah dilakukan terkait dengan perjanjian juga harus diterangkan dalam Akta Perjanjian yang baru. Misalnya: pembayaran yang pernah dilakukan sejak tanggal 21 April 2013 sampai dengan ditandatanganinya Akta Pembatalan. Namun, dalam praktik kadangkala ada hal-hal terkait perjanjian yang dibatalkan lupa diterangkan oleh para pihak di dalam Akta Perjanjian yang baru, sehingga dapat merugikan salah satu pihak. Oleh karena itu, menurut saya, dalam hal terdapat kesalahan ketik pada bagian komparisi seperti ini, lebih baik penghadap menggunakan cara yang kedua, yaitu dengan membuat Akta Pembetulan.
• Akta Pembetulan (rectificatie) adalah akta yang dibuat oleh para penghadap di hadapan notaris (akta partai) berisi pembetulan terhadap akta yang di dalamnya terdapat kesalahan. Akta Pembetulan (rectificatie) yang bersifat akta partai ini berbeda dengan Akta Berita Acara Pembetulan yang dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P. Akta Berita Acara Pembetulan merupakan akta relas khusus, yang artinya pembetulan kesalahan ketik dibuat oleh notaris yang bersangkutan itu sendiri (karena kewenangan Notaris berdasarkan Pasal 51 UUJN – P), dengan persetujuan penghadap, sedangkan Akta Pembetulan (rectificatie) yang bersifat akta partai merupakan pembetulan yang dilakukan oleh para penghadap/para pihak dalam perjanjian (kehendak para penghadap sendiri), meskipun dibuat dalam bentuk akta notaris.
• Para penghadap dapat membuat Akta Pembetulan (rectificatie) terhadap suatu akta notaris apabila kesalahan ketik pada akta itu terdapat pada bagian badan akta, karena badan akta inilah yang memuat keterangan penghadap, misalnya berkenaan dengan isi perjanjian. Jika kesalahan ketik terletak pada bagian keterangan notaris (notaris verklaring), baik pada awal akta maupun akhir akta, para penghadap tidak dapat memperbaikinya dengan membuat Akta Pembetulan (rectificatie) karena awal akta dan akhir akta itu merupakan kewenangan dan tanggung jawab notaris yang bersangkutan. Oleh karena sejak berlakunya UUJN, identitas penghadap merupakan bagian dari badan akta, maka Akta Pembetulan (rectificatie) ini dapat digunakan untuk memperbaiki kesalahan ketik dalam identitas penghadap. Misalnya pada contoh kasus Tuan Agoeng di atas, di dalam Akta Pembetulannya dapat ditulis: “… para penghadap dengan ini membetulkan nama penghadap Tuan Agung sehingga sejak semula, yaitu tanggal 21 April 2013 harus dibaca sebagai Tuan Agoeng …”.
• Kedua cara yang disebut di atas adalah cara yang dapat ditempuh apabila para penghadap hadir kembali di hadapan notaris. Jika para pihak berhalangan atau tidak mau hadir kembali di hadapan notaris, notaris dapat menggunakan alternatif lain, yaitu dengan membuat suatu Akta Berita Acara Pembetulan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P. Meskipun sejak berlakunya UUJN/UUJN – P, identitas para penghadap digolongkan ke dalam badan akta, yang berarti merupakan bagian dari keterangan para pihak (partij verklaring), bukan lagi keterangan notaris (notaris verklaring), notaris masih dapat memperbaiki dengan Akta Berita Acara Pembetulan, dengan syarat harus berdasarkan pada kartu identitas penghadap atau dokumen otentik lainnya yang dikeluarkan oleh pejabat yang berwenang, misalnya Kartu Tanda Penduduk (KTP) yang fotokopinya disimpan dalam bukti pendukung akta dan aslinya telah ditunjukkan oleh penghadap pada saat hadir di hadapan notaris dahulu.
• Kesalahan ketik dalam isi akta mengenai perjanjian.
• Berdasarkan Pasal 1320 KUHPerdata, salah satu syarat untuk dapat sahnya perjanjian adalah sepakat mereka yang mengikatkan dirinya. Kesepakatan antara para pihak inilah yang dituangkan dalam suatu akta notaris.
• Apabila ternyata terdapat kesalahan ketik dalam menuangkan kesepakatan para pihak, maka notaris harus proaktif untuk melakukan upaya-upaya perbaikan terhadap kesalahan itu.
• Upaya yang terlebih dahulu harus dilakukan adalah mengimbau para pihak untuk menghadap kembali kepada notaris. Upaya ini sangat disarankan untuk dapat diutamakan karena bagaimanapun juga isi perjanjian merupakan kesepakatan antara para pihak yang diterangkan di hadapan notaris, sehingga apabila ada hal yang ingin dibetulkan, maka para pihaklah yang seharusnya membetulkan. Caranya bisa dengan membuat suatu Akta Pembatalan atas akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik dan kemudian dilanjutkan dengan membuat sebuah akta berisi perjanjian yang benar telah disepakati maupun dengan membuat Akta Pembetulan (rectificatie), sama seperti cara memperbaiki kesalahan ketik pada identitas penghadap, sebagaimana telah dijelaskan di atas.
• Contoh kesalahan ketik dalam akta perjanjian yang bersifat non substantif adalah sebagai berikut :
———————————————— Pasal 2 —————————————————
(1) Harga sewa untuk jangka waktu 2 (dua) tahun sebagaimana dimaksud dalam Pasal 1 adalah sebesar Rp 12.000.000,- (dua belas juta rupiah) per tahun atau seluruhnya sebesar Rp 24.000.000,- (dua puluh empat juta rupiah).————————————————————————————————-
(3) Harga sewa sebagaimana dimaksud dalam ayat (1) Pasal ini akan dibayar oleh Pihak Kedua secara bertahap setiap bulan sebesar Rp 1.000.000,- (satu juta rupiah) per bulan, selambat-lambatnya pada tanggal 10 (sepuluh) setiap bulan, untuk pertama kali pada tanggal 10 April 2013 (sepuluh April dua ribu tiga belas).——————————————————————————-
(4) Untuk setiap pembayaran yang dilakukan oleh Pihak Kedua sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) Pasal ini, Pihak Pertama akan memberikan kuitansi sebagai tanda bukti penerimaan pembayaran. ——————————
• Pada contoh di atas, ada kesalahan ketik dalam penulisan ayat. Yang seharusnya ditulis ayat (2), diketik sebagai ayat (3). Meskipun angka 2 dan angka 3 memiliki perbedaan yang cukup penting, tetapi dilihat dari keseluruhan isi pasal tersebut, secara logis dapat disimpulkan bahwa yang dimaksudkan oleh para penghadap adalah ayat (2). Dengan demikian, kesalahan yang seperti itu dapat dikategorikan sebagai kesalahan ketik yang bersifat non substantif dan karenanya dapat dibetulkan dengan cara sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P.
• Pada akta perjanjian, pembetulan dengan membuat Akta Berita Acara Pembetulan hanya dapat dilakukan untuk kesalahan ketik yang bersifat nonsubstantif sebab akta perjanjian merupakan akta partai. Fungsi notaris dalam akta partai “hanya” menuangkan keterangan dari para penghadap. Meskipun notarislah yang membuat kesalahan ketik dalam akta tersebut, tetapi selama akta telah ditandatangani oleh penghadap, berarti substansi akta tersebut tidak boleh lagi diubah oleh notaris.
• Contoh kesalahan ketik dalam akta notaris pada substansi perjanjian adalah sebagai berikut. A (pemilik bangunan) dan B (penyewa) mengadakan perjanjian sewa menyewa. Harga sewa disepakati sebesar Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah) per tahun. Namun, di dalam akta terdapat kesalahan ketik sehingga tertulis bahwa harga sewa yang disepakati adalah Rp 200.000.000,- (dua puluh juta rupiah) per tahun. Dengan demikian, dalam hal ini A dirugikan karena B dengan itikad buruk hanya mau membayar sebesar Rp 20.000.000,- (dua puluh juta rupiah).
• Ketika kesalahan ketik yang menyangkut substansi perjanjian seperti itu diketahui dan B sebagai salah satu pihak tidak mau menghadap kembali untuk memperbaikinya, notaris juga tidak dapat melakukan pembetulan dengan menggunakan mekanisme sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P.
• Upaya terakhir yang dapat dilakukan oleh pihak yang dirugikan karena kesalahan ketik itu adalah mengajukan gugatan ke pengadilan. Dalam putusan Pengadilan Negeri Jakarta Barat tanggal 13 November 1986 nomor 102/Pdt/G/1986, putusan Pengadilan Tinggi DKI Jakarta tanggal 21 Februari 1987 nomor 16/Pdt/1987, dan putusan Mahkamah Agung tanggal 24 Februari 1987 nomor 2827/K/Pdt./1987, dinyatakan bahwa jika penghadap mendalilkan suatu akta notaris yang berisi keterangan atau perkataannya di hadapan notaris, tidak dikehendaki oleh penghadap, kemudian penghadap mengajukan gugatan untuk membatalkan akta tersebut, maka untuk itu harus dapat dibuktikan bahwa akta dibuat dalam keadaan terpaksa, kekhilafan, atau penipuan. Jika tidak dapat dibuktikan, gugatan itu harus ditolak karena dalam hal ini semua prosedur untuk pembuatan akta telah dilakukan oleh notaris. Jika secara materiil isi akta tidak sesuai dengan keinginan penghadap, maka atas hal tersebut dapat diajukan gugatan ke pengadilan, dengan kewajiban untuk membuktikan dalil gugatannya.
• Dalam contoh kasus ini A sebagai pihak yang dirugikan dapat mengajukan gugatan. A sebagai penggugat harus dapat membuktikan secara memuaskan di hadapan persidangan bahwa harga sewa yang disepakati sebenarnya bukanlah Rp 20.000.000,- (dua puluh juta rupiah), melainkan Rp 200.000.000,- (dua ratus juta rupiah). Dengan kata lain, penggugat harus dapat membuktikan bahwa hal yang dicantumkan dalam akta itu tidak sesuai dengan keterangan yang diberikan oleh para penghadap.
• Akta relas atau akta pejabat adalah jenis akta notaris yang berisi tentang uraian secara otentik mengenai suatu tindakan yang dilakukan atau suatu keadaan yang dilihat atau disaksikan oleh notaris sendiri di dalam menjalankan jabatannya. Berbeda dengan akta partai yang harus dibubuhi tanda tangan penghadap agar dapat disebut sebagai akta otentik, pada akta relas tidak menjadi permasalahan apakah penghadap menandatangani akta tersebut, asalkan notaris di dalam akta itu menyebutkan sebab penghadap tidak menandatanganinya.
• Salah satu contoh akta relas adalah Akta Berita Acara Rapat Umum Pemegang Saham Perseroan Terbatas. Menurut Pasal 1 angka 1 Undang-Undang Nomor 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas (selanjutnya disebut UUPT), Perseroan Terbatas, yang selanjutnya disebut perseroan, adalah badan hukum yang merupakan persekutuan modal, didirikan berdasarkan perjanjian, melakukan kegiatan usaha dengan modal dasar yang seluruhnya terbagi dalam saham dan memenuhi persyaratan yang ditetapkan dalam UUPT serta peraturan pelaksanaannya.
• Setiap perseroan memiliki Organ Perseroan, yang terdiri atas Direksi, Dewan Komisaris, dan Rapat Umum Pemegang Saham. Direksi adalah Organ Perseroan yang berwenang dan bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan untuk kepentingan perseroan, sesuai dengan maksud dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan, baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai dengan ketentuan anggaran dasar. Dewan Komisaris adalah Organ perseroan yang bertugas melakukan pengawasan secara umum dan/atau khusus sesuai dengan anggaran dasar serta memberi nasihat kepada Direksi. Rapat Umum Pemegang Saham, yang selanjutnya disebut RUPS, adalah Organ Perseroan yang mempunyai wewenang yang tidak diberikan kepada Direksi atau Dewan Komisaris dalam batas yang ditentukan dalam UUPT dan/atau anggaran dasar.
• Pada hakikatnya RUPS merupakan wadah bagi para pemegang saham berhimpun untuk memperjuangkan kepentingannya. Di dalam RUPS, para pemegang saham mengambil keputusan. Hal-hal yang dibicarakan dan diputuskan dalam RUPS itu wajib dicatat dalam sebuah risalah, sebagaimana ditentukan dalam Pasal 90 UUPT. Risalah RUPS tersebut dapat berupa akta bawah tangan maupun akta notaris.
• Apabila dibuat dalam bentuk akta bawah tangan, risalah RUPS wajib ditandatangani oleh ketua rapat dan paling sedikit satu orang pemegang saham yang ditunjuk dari dan oleh peserta RUPS. Penandatanganan ini dimaksudkan untuk menjamin kepastian dan kebenaran isi risalah RUPS tersebut.
• Walaupun risalah RUPS boleh dibuat dalam bentuk di bawah tangan, perlu diingat bahwa dalam hal RUPS memutuskan perubahan anggaran dasar, risalah bawah tangan tersebut harus dinyatakan dalam bentuk akta notaris selambat-lambatnya 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal keputusan RUPS (Pasal 21 ayat (5) UUPT). Dalam praktik umumnya penerima kuasa dari para pemegang saham, misalnya Direksi, akan menghadap kepada notaris dan menyatakan hasil keputusan RUPS sebagaimana tertera pada risalah RUPS bawah tangan ke dalam suatu akta notaris. Akta notaris yang demikian biasa disebut dengan “Akta Pernyataan Keputusan Rapat” (selanjutnya disingkat Akta PKR) dan merupakan akta partai.
• Berbeda dengan Akta PKR, risalah RUPS yang dibuat dalam bentuk akta notaris (biasa disebut dengan Akta Berita Acara RUPS) merupakan akta relas. Hal itu berarti notaris hadir pada saat RUPS dan kemudian menuliskan apa yang disaksikannya pada saat rapat di dalam akta tersebut. Sesuai dengan ketentuan Pasal 90 ayat (2) UUPT juncto Pasal 46 ayat (1), pada Akta Berita Acara RUPS yang dibuat oleh notaris, tanda tangan penghadap atau peserta rapat bukan merupakan syarat mutlak, asalkan alasan tidak ditandatanganinya akta itu dinyatakan di dalam akta tersebut, misalnya karena penghadap menolak membubuhkan tanda tangan atau karena penghadap telah meninggalkan ruang rapat terlebih dahulu.
• Sebagaimana dalam akta partai, dalam akta relas juga dapat terjadi kesalahan ketik. Sebagai contoh, dalam suatu RUPS yang acara rapatnya adalah “persetujuan kepada Direksi untuk melakukan pinjaman uang kepada bank” diputuskan bahwa para pemegang saham memutuskan untuk memberikan persetujuan kepada Direksi untuk meminjam uang kepada bank sebesar Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah). Namun, karena kesalahan notaris, di dalam Akta Berita Acara RUPS yang bersangkutan tertulis besarnya pinjaman adalah Rp 1.000.000.000,- (satu milyar rupiah). Dengan demikian, ada perbedaan antara fakta yang terjadi pada saat RUPS dengan apa yang tercantum dalam akta notaris.
• Apabila terjadi kesalahan ketik pada bagian hasil keputusan RUPS pada Akta Berita Acara RUPS, maka upaya pertama yang harus dilakukan oleh notaris adalah mengimbau para pemegang saham untuk hadir kembali di hadapan notaris untuk membuat suatu RUPS. Dalam RUPS tersebut pemegang saham dapat meralat keputusan RUPS yang salah ketik.
• Pemegang saham dapat pula membetulkan dengan cara membatalkan terlebih dahulu keputusan RUPS sebelumnya itu (bukan membatalkan akta, tetapi hanya membatalkan keputusan RUPS yang salah ketik itu, karena akta relas adalah akta yang dibuat oleh notaris, sehingga penghadap tidak berwenang membatalkan) dan mengulang kembali acara rapat persetujuan kepada Direksi untuk melakukan pinjaman uang kepada bank dengan jumlah yang benar. Namun, apabila pemegang saham memilih untuk membatalkan keputusan RUPS dan mengulang kembali acara rapat terdahulu, sebaiknya dinyatakan secara tegas mengenai persetujuan atas tindakan-tindakan hukum yang sudah telanjur dilakukan untuk melaksanakan keputusan RUPS terdahulu itu.
• Jika ternyata tidak dimungkinkan menghadirkan kembali seluruh pemegang saham ke hadapan notaris, maka dapat dilakukan pengambilan keputusan di luar RUPS, yaitu sebagaimana dimaksud dalam Pasal 91 UUPT. Pada Pasal 91 UUPT ditentukan bahwa pemegang saham dapat juga mengambil keputusan yang mengikat di luar RUPS dengan syarat semua pemegang saham dengan hak suara menyetujui secara tertulis dengan menandatangani usul yang bersangkutan. Pengambilan keputusan seperti ini dilakukan tanpa diadakan RUPS secara fisik, tetapi keputusan diambil dengan cara mengirimkan secara tertulis usul yang akan diputuskan kepada semua pemegang saham dan usul tersebut disetujui secara tertulis oleh seluruh pemegang saham. Hal ini dalam praktik dikenal sebagai keputusan sirkuler (circular resolution).
• Apabila pengambilan keputusan di luar RUPS itu juga tidak dapat dilakukan, notaris dapat melakukan suatu upaya lain, yaitu dengan membuat suatu Akta Berita Acara Pembetulan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN. Akta Berita Acara Pembetulan dapat dibuat untuk akta relas yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik, walaupun kesalahan ketik itu bersifat substantif. Misalnya dalam contoh tersebut di atas, di mana jumlah pinjaman bank yang disetujui adalah Rp 10.000.000.000,- (sepuluh milyar rupiah), tetapi yang tertulis adalah Rp 1.000.000.000,- (satu milyar rupiah). Hal ini sehubungan dengan sifat dari akta relas.
• Pada dasarnya akta relas merupakan jenis akta notaris yang berisi tentang hal-hal yang disaksikan oleh notaris. Dalam suatu RUPS, notaris hadir dan menyaksikan pengambilan keputusan yang dilakukan oleh para pemegang saham dan kemudian menuangkannya di dalam Akta Berita Acara RUPS. Notarislah yang harus menjamin bahwa hal-hal yang tertuang di dalam akta itu sesuai dengan kenyataan yang disaksikan dan dialaminya. Bahkan jika penghadap dalam RUPS tersebut menolak untuk menandatangani ataupun sudah pergi pada saat penutupan akta sehingga tidak bisa menandatangani minuta akta, Akta Berita Acara RUPS tersebut tetap diakui sebagai akta otentik.
• Hal tersebut berarti apabila ada kesalahan ketik dalam suatu akta relas, notaris yang bersangkutan adalah orang yang berwenang untuk memperbaikinya. Bahkan apabila kesalahan ketik tersebut menyangkut hal yang bersifat substantif, notaris tetap berwenang untuk membetulkannya karena akta relas itu adalah akta yang dibuat oleh notaris, bukan dibuat oleh para penghadap di hadapan notaris. Namun, jika kesalahan ketik menyangkut hasil keputusan RUPS yang signifikan, misalnya jumlah uang, maka pembetulan dengan cara membuat Akta Berita Acara Pembetulan ini sebaiknya memang menjadi upaya terakhir setelah terlebih dahulu notaris mengimbau penghadap untuk menyelenggarakan kembali RUPS atau membuat keputusan sirkuler.
• Dalam rangka memberikan perlindungan hukum pada bidang hukum privat bagi warganya, negara melimpahkan sebagian wewenangnya kepada notaris, khususnya wewenang untuk membuat akta otentik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 15 ayat (1) UUJN – P. Dengan demikian, notaris diangkat sebagai pejabat umum oleh pemerintah bukanlah semata untuk kepentingan notaris itu sendiri, melainkan juga untuk kepentingan masyarakat luas.
• Notaris diberi kepercayaan yang besar oleh pemerintah dan masyarakat. Oleh karena itu, setiap notaris dalam menjalankan jabatannya haruslah sesuai dengan koridor dan tanggung jawabnya, memiliki integritas moral, akhlak yang baik, serta selalu mengedepankan prinsip kehati-hatian.
• Kesalahan yang dilakukan oleh notaris dalam menjalankan jabatannya dapat menimbulkan kerugian bagi banyak pihak. Bukan hanya notaris sendiri yang dirugikan, melainkan juga para pengguna jasa notaris, organisasi notaris, serta masyarakat. Oleh karena itu, perlu diberlakukan sanksi bagi notaris yang melakukan kesalahan.
• Dalam UUJN – P sanksi tersebut langsung disebutkan pada pasal yang dilanggarnya.Contohnya dalam Pasal 51 UUJN- P menentukan:
(1) Notaris berwenang untuk membetulkan kesalahan tulis dan/atau kesalahan ketik yang terdapat pada Minuta Akta yang telah ditandatangani.
(2) Pembetulan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dilakukan di hadapan penghadap, saksi, dan Notaris yang dituangkan dalam berita acara dan memberikan catatan tentang hal tersebut pada Minuta Akta asli dengan menyebutkan tanggal dan nomor Akta berita acara pembetulan.
(3) Salinan Akta berita acara sebagaimana dimaksud pada ayat (2) wajib disampaikan kepada para pihak.
(4) Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Bahwa pelanggaran yang dilakukan oleh notaris terhadap prosedur pembetulan kesalahan ketik sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P, ada sanksinya mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Berdasarkan uraian tersebut di atas dapat disimpulkan sebagai berikut. Upaya yang dapat dilakukan oleh notaris dalam hal terdapat kesalahan ketik yang terdapat pada minuta akta yang salinannya telah dikeluarkan pada dasarnya bersifat kasuistik. Namun, secara umum upaya yang dapat dilakukan oleh notaris itu bergantung pada jenis akta dan letak kesalahan ketik tersebut.
A. Apabila dalam akta partai/akta pihak, terdapat kesalahan ketik:
• pada keterangan notaris (notaris verklaring) di awal akta, maka upaya yang dapat dilakukan oleh notaris adalah:
1. mengimbau penghadap untuk membuat Akta Pembatalan terhadap akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik itu, yang kemudian dilanjutkan dengan membuat akta (perjanjian) yang baru; atau
2. membuat Akta Berita Acara Pembetulan dan melakukan prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P.
• pada identitas penghadap, maka upaya yang dapat dilakukan oleh notaris adalah:
1. mengimbau penghadap untuk membuat Akta Pembatalan terhadap akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik itu, yang kemudian dilanjutkan dengan membuat akta (perjanjian) yang baru; atau
2. mengimbau penghadap untuk membuat Akta Pembetulan (rectificatie) terhadap akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik itu; atau
3. membuat Akta Berita Acara Pembetulan dan melakukan prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P.
• pada isi akta yang merupakan kehendak penghadap, maka upaya yang dapat dilakukan oleh notaris adalah:
(1) mengimbau penghadap untuk membuat Akta Pembatalan terhadap akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik itu, yang kemudian dilanjutkan dengan membuat akta (perjanjian) yang baru; atau
(2) mengimbau penghadap untuk membuat Akta Pembetulan (rectificatie) terhadap akta yang di dalamnya terdapat kesalahan ketik itu; atau
(3) membuat Akta Berita Acara Pembetulan dan melakukan prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P.
B. Apabila dalam akta relas, terdapat kesalahan ketik, maka upaya yang dapat dilakukan oleh notaris adalah:
1. mengimbau para pemegang saham untuk meralat keputusan RUPS yang salah ketik, baik dengan melakukan RUPS lagi ataupun dengan pengambilan keputusan sirkuler; atau
2. membuat Akta Berita Acara Pembetulan dan melakukan prosedur sebagaimana dimaksud dalam Pasal 51 UUJN – P.
• Meskipun demikian ketentuan Pasal 51 UUJN – P membuat dilemma untuk Notaris. Jika menemukan kesalahan yang substantif dan nonsubstantif seperti tersebut di atas. Apakah harus dibetulkan atau tidak ? Karena membuat Berita Acara Pembetulan harus di hadapan penghadap, saksi dan Notaris. Tanpa ada penghadap yang bisa dihadirkan kembali lebih baik tidak perlu dibuat Berita Acara Pembetulan.

4. SAKSI AKTA NOTARIS
KEDUDUKAN SAKSI AKTA NOTARIS

Dalam Pasal 38 ayat (4) huruf UUJN – P, bahwa pada bagian akhir (penutup) akta wajib memuat nama lengkap, tempat dan tanggal lahir, pekerjaan, jabatan, kedudukan, dan tempt tinggal dari tiap-tiap saksi akta. Dan pelanggaran terhadap Pasal 38 UUJN – P berdasarkan Pasal 41 UUJN – P mengakibatkan akta hanya mempunyai kekuatan pe,buktian sebagai akta dibawah tangan, yaitu : Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38, Pasal 39, dan Pasal 40 mengakibatkan Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta dibawah tangan.
• Dalam Pasal 40 UUJN – P ditegaskan pula bahwa :
(1) Setiap akta yang dibacakan oleh Notaris dihadiri paling sedikit 2 (dua) orang saksi, kecuali peraturan perundang-undangan menentukan lain.
(2) Saksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus memenuhi syarat sebagai berikut:
a. paling rendah berumur 18 (delapan belas) tahun atau sebelumnya telah menikah;
b. cakap melakukan perbuatan hukum;
c. mengerti bahasa yang digunakan dalam akta;
d. dapat membubuhkan tanda tangan dan paraf; dan
e. tidak mempunyai hubungan perkawinan atau hubungan darah dalam garis lurus ke atas atau ke bawah tanpa pembatasan derajat dan garis ke samping sampai dengan derajat ketiga dengan Notaris atau para pihak.
(3) Saksi sebagaimana dimaksud pada ayat (1) harus dikenal oleh Notaris atau diperkenalkan kepada Notaris atau diterangkan tentang identitas dan kewenangannya kepada Notaris oleh penghadap.
(4) Pengenalan atau pernyataan tentang identitas dan kewenangan saksi dinyatakan secara tegas dalam akta.
• Menurut Pasal 171 HIR bahwa yang diterangkan oleh saksi adalah apa yang ia lihat, dengar atau rasakan sendiri, lagi pula tiap-tiap kesaksian harus disertai alasan-alasan apa sebabnya, bagaimana ia sampai mengetahui hal-hal yang diterangkan olehnya. Perasaan yang istimewa, yang terjadi karena akal, tidak dipandang sebagai penyaksian.
• Saksi secara umum. Saksi ada 4 (empat), yaitu:
1. Saksi mata, merupakan saksi yang melihat langsung suatu kejadian.
2. Saksi yang sengaja dihadirkan, merupakan sengaja saksi yang sengaja dihadirkan untuk melihat suatu kejadian atau seseorang diminta untuk menjadi atas suatu kejadian yang akan dilakukan.
3. Saksi dengar. Merupakan saksi yang tidak melihat suatu kejadian secara langsung, tapi yang bersangkutan hanya mendengar dari orang lain. (testimonium de auditu)
4. Saksi akta, merupakan saksi yang mengetahui, memahami dan mengerti tata cara dan prosedur suatu akta (akta Notaris) dibuat dan namanya dicantumkan dalam akta yang bersangkutan/ Saksi akta (Notaris dan PPAT)
• Kedudukan Saksi Akta Notaris berbeda dengan saksi pada umumnya sebagaimana tersebut di atas. Selain Akta Notaris atau saksi pada umumnya merupakan saksi yang mendengar, melihat sendiri suatu peristiwa yang terjadi, misalnya jika terjadi jual beli dan dilakukan penyerahan uang pembelian dari pembeli kepada penjual, maka secara fisik saksi tersebut melihat sendiri peristiwa tersebut. Tapi dalam saksi akta, jika para pembeli telah menyerahkan uang pembelian kepada penjual yang dilakukan transfers antar bank, yang hanya dapat dibuktikan dengan bukti transfers, kemudian akta jual belinya di hadapan Notaris, apakah sama pengetahuan saksi pada kedua peristiwa hukum tersebut mengenai penyerahan uang pembelian ? Maka saksi selain saksi akta mengetahui dengan betul peristiwa hukum yang terjadi dalam transaksi tersebut, sedangkan saksi akta tidak tahu apapun tentang penyerahan uang tersebut secara fisik. Berdasarkan ilustrasi sederhana tersebut bahwa kedudukan saksi akta Notaris merupakan perintah undang-undang (UUJN) untuk memenuhi syarat formal akta Notaris.
• Saksi Akta Notaris merupakan para saksi yang ikut serta di dalam pembuatan terjadinya akta (instrumen), maka dari itulah disebut Saksi Instrumentair (Instrumentaire Getuigen). Mereka dengan jalan membubuhkan tanda tangan mereka, memberikan kesaksian tentang kebenaran adanya dilakukan dan dipenuhinya formalitas-formalitas yang diharuskan oleh Pasal 38 UUJN – P, yang disebutkan dalam akta tersebut. Biasanya, yang menjadi saksi instrumentair ini adalah karyawan Notaris itu sendiri.
• Secara keseluruhan akta Notaris, akan disebut akta Notaris lengkap jika semua syarat formal tersebut dipenuhi sehingga mempunyai kekuatan pembuktian yang sempurna, sehingga kedudukan saksi akta yang merupakan salah satu syarat formal sudah dipertanggungjawabkan secara hukum.
• Dalam praktek Notaris ada juga para penghadap yang datang ke hadapan Notaris membawa saksinya sendiri, misalnya kedua bela pihak membawa saksinya masing-masing, atas permintaan para penghadap saksi-saksi dari masing-masing penghadap ditempatkan dan disebutkan pada akhir akta. Apakah hal ini tepat dilakukan seperti ini…? Padahal Notaris tahu dan paham bahwa yang disebut saksi akta (Saksi Instrumentair /Instrumentaire Getuigen) adalah saksi yang mengetahui semua aspek formalitas pembuatan akta dilakukan dikantor/dihadapan Notaris. Kalau saksi-saksi yang dibawa oleh para penghadap kemudian oleh Notaris ditempatkan/disebutkan pada akhir akta, maka tidak dan bukan disebut saksi akta, karena tidak memahami/mengetahui semua aspek formalitas pembuatan akta dilakukan dikantor/dihadapan Notaris. Seharusnya saksi akta (Saksi Instrumentair /Instrumentaire Getuigen) karyawan kantor Notaris sendiri karena sudah pasti memahami/mengetahui semua aspek formalitas pembuatan akta dilakukan dikantor/dihadapan Notaris.
• Jika ada para penghadap membawa saksi sendiri tidak perlu namanya dicantumkan/disebutkan pada akhir akta sebagai saksi akta, tapi kehadiran dan pencantuman/penyebutan namanya dapat dilakukan sebelum akhir akta saja, karena mereka berkedudukan sebagai SAKSI FAKTA untuk para pihak/penghadap.
• Jika dari pihak Perbankan Syariah yang membuat akad pembiayaan dengan akta Notaris, dan meminta agar saksinya sesuai dengan QS – 2 : 282, yaitu “Dan persaksikanlah dengan dua orang saksi dari orang-orang lelaki (di antaramu). Jika tak ada dua orang lelaki, maka (boleh) seorang lelaki dan dua orang perempuan dari saksi-saksi yang kamu ridhai, supaya jika seorang lupa maka seorang lagi mengingatkan nya (QS – 2 : 282).
• APAKAH AKTA PERBANKAN SYARIAH, KHUSUSNYA UNTUK SAKSI AKTA, SEBANYAK 2 (DUA) ORANG TANPA MEMPERHATIKAN GENDER ATAUKAH AKAN MENGIKUTI KETENTUAN QS – 2 : 282 ?
• Bahwa yang utama syarat saksi (menurut Pasal 40 UUJN) secara formal harus ada sebanyak 2 (dua) orang, kalaupun ada yang meminta lebih tidak dilarang, tapi dengan kedudukan tetap sebagai saksi akta dari kantor Notaris. Jika lebih dari 2 (dua) orang dan bukan dari kantor/karyawan kantor Notaris bisa ditempatkan sebagai saksi fakta.
• Dalam praktek sekarang ini, ada juga Saksi Akta dipanggil oleh Penyidik sebagai saksi jika ada atau timbul permasalahan oleh para pihak berdasarkan akta yang bersangkutan. Notaris merupakan jabatan kepercayaan, hal ini mengandung makna, yaitu mereka yang menjalankan tugas jabatan dapat dipercaya dan karena jabatan Notaris sebagai jabatan kepercayaan, sehingga jabatan Notaris sebagai jabatan kepercayaan dan orang yang menjalankan tugas jabatan juga dapat dipercaya yang keduanya saling menunjang. Oleh karena itu Notaris dalam menjalankan tugas jabatannya punyakewajiban merahasiakan segala sesuatu mengenai akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain (Pasal 16 ayat (1) huruf fUUJN), yaitu : merahasiakan segala sesuatu mengenai Akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan Akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain;
• Ditegaskan pula dalam Penjelasan huruf f bahwa kewajiban untuk merahasiakan segala sesuatu yang berhubungan dengan akta dan surat-surat lainnya adalah untuk melindungi kepentingan semua pihak yang terkait dengan akta tersebut. Sudah menjadi kewajiban Notaris untuk mempertahankan rahasia jabatan tersebut, karena bagaimana jadinya Notaris akan disebut sebagai jabatan yang dipercaya, ternyata rahasia jabatan kepercayaan tersebut dapat dibongkar oleh Penyidik melalui keterangan Saksi Akta yang dipanggil oleh Penyidik ?.
• Sehingga ketika Penyidik bertindak memanggil saksi akta Notaris, maka sebenarnya telah terjadi pembongkaran rahasia jabatan melalui Saksi Akta. Inilah makna yang tidak diketahui dan dipahami oleh Penyidik yang dapat melululantakkan sendi-sendi otensitas akta Notaris.
• Padahal seharusnya dipahami, sebuah akta Notaris tidak boleh diperlakukan secara parsial di hadapan hukum, tapi harus dipahami secara menyeluruh (holistic-integral), mulai dari awal akta sampai akhir akta, dengan kata lain pemanggilan saksi akta tersebut membuktikan ketidakmampuan pihak-pihak tertentu tersebut dalam memahami akta Notaris, dengan kata lain pemanggilan saksi akta yang tersebut dalam akhir akta tersebut merupakan suatu penyimpangan dan kesalahkaprahan dan tidak perlu dilakukan dan telah terjadi pembongkaran rahasia melalui pemanggilan dan keterangan dari Saksi Akta.
• Berdasarkan uraian di atas, dapat kita mengerti, jika mereka yang namanya dalam akta sebut karena tidak mau melaksanakan isi akta atau ada pihak yang dirugikan bukan dengan cara menyeret Notaris dan para Saksi Akta kepada kepolisian atau Penyidik. Tapi aktanya yang menjadi dasar, karena akan terjadi ketidakkonsistenan dalam pembuktian, ketika Notaris dan Saksi Aktanya masih hidup, maka Notaris dan Saksi Aktanya akan dimintai keterangan, tapi ketika Notaris dan Saksi Aktanya sudah meninggal dunia, sudah tidak mungkin lagi dimintai keterangan, kecuali dibuat Berita Acara Pemeriksaan (BAP) di atas batu nisan yang bersangkutan. Oleh karena itu fokusnya pada aktanya, bukan mempersoalkan Notaris dan Saksi Akta. Jadi sangat tidak sesuai atau bertentangan dengan UUJN jika Penyidik, Hakim, Kejaksaan memanggil Saksi Akta, karena Saksi Akta merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari formalitas-formalitas akta Notaris sebagai akta otentik.
• Dengan demikian, berdasarkan analogi tersebut dan tujuan dari adanya kepentingan masyarakat khususnya para pihak dalam akta yang harus dilindungi, maka dapat dikatakan bahwa saksi akta mempunyai kewajiban untuk merahasiakan isi akta dan keterangan yang diperoleh dalam pembuatan akta Notaris.
• Oleh karena itu tidak perlu lagi Penyidik mengambil tindakkan hukum lain, dengan cara memanggil saksi akta untuk diminta keterangan, yang dari keterangan saksi akta tersebut akan dikonfrontasikan dengan Notarisnya atau sebaliknya saksi aktanya dipanggil terlebih dahulu, kemudian dipanggil Notarisnya dan nanti dikonfrontasikan dengan keterangan saksi akta. Cara apapun yang dilakukan tersebut sudah tidak sesuai dengan UUJN dan Hukum Kenotariatan Indonesia.

5. MINUTA AKTA NOTARIS HILANG/RUSAK
MINUTA AKTA NOTARIS HILANG/ RUSAK…?

• Minuta akta Notaris yang berisi tandatangan penghadap, saksi dan Notaris atau berkas lainnya hilang (bisa hilang di kantor sendiri atau hilang di tempat lain atau lupa menyimpannya atau sekian lama tidak dibundel sehingga hilang) ataupun minuta tersebut terbakar atau dimakan rayap atau terendam banjir atau sudah tidak ada di kantor Notaris lagi.
• Jika semua yang diuraikan tersebut terjadi, maka yang harus dilakukan oleh Notaris yaitu membuat laporan kehilangan dari pihak yang berwajib (kepolisian) atau membuat laporan yang lain, jika bukan hilang, seperti terbakar atau dimakan rayap atau terkena banjir. Dan semua laporan tersebut akan dilampirkan dalam bundel minuta yang bersangkutan. Dengan ketentuan akta tersebut tercatat dalam Repertorium dan dalam Klaper. Jika pemegang salinan tersebut tetap meminta salinan sekarang (kedua dan seterusnya) dari Notarisnya, lebih baik disarankan kepada yang bersangkutan untuk mengajukan permohonan Penetapan ke pengadilan negeri, agar salinan tersebut ditetapkan kebenarannya oleh para pihak sendiri di hadapan sidang pengadilan negeri.
• Laporan kehilangan Minuta tersebut jangan sampai disalahgunakan, misalnya Notaris telah mengeluarkan salinan untuk para penghadap, tapi ternyata tanda tangan para penghadap belum lengkap atau sulit untuk dicari/dihubungi atau ada juga penghadap hanya janji saja untuk menghadap, tapi tidak menghadap juga, tapi salinan terlanjur sudah dikeluarkan oleh Notaris. Jika Notaris menghadapi seperti ini, daripada menyimpan Minuta yang tidak ada atau tidak lengkap tandatanganya maka buat saja Laporan Kehilangan Minuta dari pihak yang berwajib dan masukkan ke dalam bundel minuta bukti kehilangan tersebut. Dan sudah tentu Notaris wajib bertanggungjawab atas pembuatan laporan kehilangan tersebut. Tapi hal ini disarankan untuk tidak dilakukan oleh Notaris.
• Dalam praktek ada juga Notaris pemegang Protokol, ketika ada yang meminta salinan dari Protokol Notaris tersebut, ternyata tanda tangan dalam minuta tidak lengkap (baik tanda tanda tangan para penghadap atau saksi atau Notaris) ? Jika Notaris pemegang protokol menghadapi seperti ini, lebih baik jangan mengeluarkan salinan tersebut. Karena dalam akhir akta selalu disebutkan “Minuta akta ini telah lengkap ditandatangani oleh para penghadap” tapi sebenarnya pada Minutanya belum lengkap/tidak lengkap tanda para penghadapnya (atau juga saksinya bahkan Notarisnya), jika Notaris mengeluarkannya maka menjadi tanggungjawab Notaris yang membuat salinan dari Protokol Notaris yang tandatangan dalam Minutanya belum lengkap/tidak lengkap. Jika Notaris menghadapi permasalahan seperti ini tidak perlu mengeluarkan salinannya atas permintaan siapapun, tapi Notaris membuat Surat Keterangan bahwa pada Minuta akta yang diminta salinannya belum lengkap/tidak lengkap ditandatantangani oleh para penghadap. Jika pemegang salinan tersebut tetap memaksa meminta salinan sekarang dari Notaris pemegang protokol padahal Minutanya tidak lengkap tanda tangannya, lebih baik disarankan kepada yang bersangkutan untuk mengajukan permohonan Penetapan ke pengadilan negeri. agar salinan tersebut ditetapkan kebenarannya oleh para pihak sendiri di hadapan sidang pengadilan negeri.
• Jika Notaris pemegang Protokol yang dalam Minutanya ternyata hanya ada tanda tangan para penghadap saja, maka akta seperti ini mempunyai kekuatan pembuktian sebagai tulisan dibawah tangan (lihat Pasal 18969 KUHPerdata), maka jika para penghadap untuk meminta salinannya, maka Notaris tidak perlu memberikannya (dengan alasan tanda tangan para saksi akta dan Notarisnya tidak ada atau Minuta tersebut tidak ditandatangani oleh para penghadap dan Notaris), tapi Notaris dapat membuat Copy Collationee untuk memenuhi permintaan para penghadap tersebut, sesuai kewenagan Notaris yang tersebut dalam Pasal 15 ayat (1) huruf c UUJN – P, yaitu membuat kopi dari asli surat di bawah tangan berupa salinan yang memuat uraian sebagaimana ditulis dan digambarkan dalam surat yang bersangkutan;

6. JIKA SURAT/DOKUMEN YANG DIJADIKAN DASAR PEMBUATAN AKTA NOTARIS, YANG KEMUDIAN BERDASARKAN PUTUSAN PENGADILAN SURAT/DOKUMEN TERSEBUT DINYATAKAN PALSU : DOKUMEN YANG KEMUDIAN DINYATAKAN PALSU OLEH PUTUSAN PENGADILAN ATAU OLEH INSTANSI YANG MEMBUAT SURAT/DOKUMEN YANG BERSANGKUTAN ATAU DICABUT OLEH INSTANSI YANG MEMBUATNYA, APAKAH AKTANYA AKAN PALSU JUGA ?

• Bahwa Notaris dalam membuat akta atas permintaan para penghadap berdasarkan keterangan dan alat bukti (surat/dokumen) yang aslinya diperlihatkan kepada Notaris dan kemudian fotocopy dari asli tersebut dilekatkan/dijahitkan pada Minuta akta yang bersangkutan.
• Bahwa Notaris harus tahu instansi yang membuat surat/dokumen tersebut, hal ini penting untuk diketahui berkaitan dengan nomenclature yang membuat alat bukti, misalnya dalam mencantumkan Surat/Akta Ketrerangan Waris harus diketahui etnisnya, karena di Indonesia pembuatan keterangan waris masih berdasarkan etnis yang juga beda juga instansi yang membuatnya, meskipun secara hukum berbeda instansi yang membuat keterangan waris tersebut tidak menimbulkan masalah hukum apapun ataupun dalam pencantuman Akta-akta Catatan Sipil. Bahkan di beberapa daerah di Indonesia ada kerterangan Waris yang dibuat oleh pemerintah daerah. Dalam rangka otonomi daerah, banyak pemerintah daerah yang memberikan kewenangan tertentu kepada instansi yang dibentuknya, misalnya ada Akta Catatan Sipil yang dibuat/dikelurkan oleh Kantor Catatan Sipil atau ada juga Akta Catatan Sipil yang dikeluarkan oleh Dinas Kependudukan. Demikian pula ada Akta Kematian yang dikeluarkan oleh Kantor Catatan Sipil ada juga yang dibuat/dikeluarkan oleh Kelurahan/Kecamatan. Bahwa dalam kaitan ini Notaris hanya melihat secara formal asli dokumen/surat tersebut, tapi Notaris tidak punya kewenangan untuk memeriksa kebenaran atau keabsahan/keaslian surat/dokumen yang bersangkutan atau tidak punya kewenangan memeriksa secara material surat/dokumen tersebut..
• Ketika surat/doklumen yang dicantumkan atau yang disebutkan dalam akta Notaris (dan fotocopynya dilekatkan/dijahitkan pada Minuta Akta) ternyata dinyatakan palsu oleh putusan pengadilan atau oleh instansi yang membuatnya dicabut, bagaimanakah keduduikan hukum akta Notaris tersebut ?
• Jika dalam pembuatan akta memenuhi semua persyaratan dan tatacara yang disebutkan dalam Pasal 38 UUJN – P maka secara formalitas telah dipenuhi, maka akta yang bersangkutan tetap berkedudukan sebagai akta Notaris/otentik, dan tidak menyebabkan akta Notaris jadi palsu. Hanya dalam hal ini bagi para pihak sendiri akta tersebut tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat sejak adanya putusan pengadilan yang menyatakan surat/dokumen tersebut palsu atau sejak adanya pencabutan surat/dokumen tersebut dari instansi yang membuat/mengeluarkannya, sedangkan perbuatan/tindakkan hukum yang sudah dilakukan berdasarkan akta tersebut sebelum adanya putusan pengadilan atau pencabutan tetap sah dan mengikat para pihak dan siapapun.
• Notaris tidak akan dikualifikasikan memasukkan surat/dokumen palsu yang setelah akta dibuat dokumen/surat tersebut dinyatakan palsu berdasarkan putusan pengadilan atau jika instansi yang membuat/mengeluarkan surat/dokumen mencabutnya.
• Notaris akan dikualifikasikan memasukkan kererangan palsu atau mencantuman surat/dokumen ke dalam akta Notaris yang jika sebelum akta dibuat tahu bahwa surat/dokumen tersebut palsu atau secara formal tidak dibuat oleh instansi yang berwenang membuatnya atau surat/dokumen tersebut tahu telah dicabut oleh instansi yang membuat/mengeluarkannya.

7. DALAM PEMBATALAN AKTA NOTARIS OLEH PARA PIHAK, APAKAH MEMBATALKAN AKTA ATAU ISI AKTA ? JIKA ADA PENGHADAP MEMINTA KEPADA NOTARIS UNTUK MEMBUATKAN AKTA PEMBATALAN AKTA NOTARIS.

• Jika akta merupakan implementasi dari Pasal 1338 KUHPerdata dan Pasal 38 ayat (3) huruf c UUJN – P, dan jika para pihak telah sepakat untuk membatalkannya dengan akta Notaris, apakah Notaris akan membatlkan akta atau isi akta ? Dan apakah alasan pembatalan perlu dicantumkan dalam akta yang bersangkutan ?
• Sudah tentu para penghadap sendiri tidak dilarang untuk membatalkan aktanya di hadapan Notatris yang sama ketika membuatnya atau di Notaris lainnya. Pembatalan akta Notaris harus dilakukan terhadap Isi Akta, karena ini Isi Akta merupakan kehendak para penghadap sendiri, sedangkan terhadap Awal dan Akhir Akta yang merupakan fakta yang sebenarnya terjadi yang menjadi tanggungjawab Notaris sepenuhnya., misalnya jika yang dibatalkan akta Notaris, padahal akta Notaris ada 3 (tiga) bagian yaitu Awal, Akhir dan Isi Akta (Pasal 38 ayat (1) UUJN – P). Jika pada Awal akta menegaskan ada yang menghadap dan pada akhir akta ada pembacaan akta atau yang lainnya, karena tidak mungkin untuk membatalkan yang bersangkutan menghadap atau membatalkan tidak pernah dibaca, hal ini menjadi tanggungjawab Notaris, dengan demikian yang harus dibatalkan adalah Isi Akta Notatris.
• Ketika ada para penghadap ada yang meminta membatalkan aktanya di hadapan Notaris, perlukah Notaris meminta alasan pembatalan tersebut untuk dimasukkan ke dalam Isi Akta ? Saya berpendapat alasan tersebut tidak perlu, karena Isi Akta tentang alasan pembatalan tersebut harus dibuktikan oleh para pihak sendiri, misalnya jika ada para penghadap yang meminta alasan pembatalan akta Kerjasama, ternyata alasan pembatalan kerjasama tersebut mengalami kerugian atau ada yang wanprestasi, maka para penghadap sendiri yang mengetahuinya dan harus membuktikannya jika ada pihak ketiga yang merasa dirugikan.
• Dalam membuat akta pembatalan tersebut Notaris juga harus berhati-hati, karena ada kemungkinan akta pembatalan tersebut sebagai bentuk penghindaran dari tanggungjawab hukum yang lainnya, misalnya ada kewajiban kepada pihak ketiga yang harus dilakukan oleh para penghadap. Dan akta akan dijadikan alasan untuk tidak melakukan tanggungjawab tersebut.

8. JIKA AKTA NOTARIS SUDAH DIBATALKAN OLEH PARA PENGHADAP SENDIRI ATAU BERDASARKAN PUTUSAN PENGADILAN, MASIH BOLEHKAH NOTARISNYA ATAU PEMEGANG PROTOKOLNYA MENGELUARKAN SALINAN ? (PARA PENGHADAP MEMINTA SALINAN KEMBALI UNTUK AKTA YANG TELAH DIBATALKAN OLEH PENGHADAP SENDIRI ATAU PUTUSAN PENGADILAN)

• Ketika akta Notaris telah dibatalkan oleh para penghadap sendiri dengan akta Notaris lagi atau berdasarkan putusan pengadilan, maka akta tersebut tetap tersimpan dalam bundel minuta akta yang bersangkutan sampai kapanpun.
• Meskipun akta tersebut telah dibatalkan, apakah masih boleh Notaris memberikan salinannya kembali jika para penghadap memintanya ?
• Pasal 54 UUJN – P menegaskan bahwa :
(1) Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi Akta, Grosse Akta, Salinan Akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada Akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
(2) Notaris yang melanggar ketetnuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
Bahwa salinan tetap akan diberikan kepada mereka (yang meminta) yang memenuhi syarat berdasarkan ketentuan Pasal 54 UUJN – P. Dalam pasal tersebut atau pasal-pasal lainnya tidak ada ketentuan yang menegaskan boleh atau tidak boleh Notaris memberikan salinan/turunan/kutipan atas akta yang telah dibatalkan sendiri oleh para penghadap atau berdasarkan putusan pengadilan.
• Meminta salinan/turunan/kutipan merupakan hak mereka yang tersebut dalam Pasal 54 ayat (1) UUJN – P, bahkan Notaris akan dijatuhi Sanksi jika tidak memberikannya (Pasal 54 ayat (2) UUJN – P).
• Jika akta-akta yang dibuat di hadapan Notaris yang bersangkutan atau Notaris pemegang Protokol tahu bahwa akta-akta tersebut telah dibatalkan, lebih baik Notaris memberikan penjelasan terlebih dahulu kepada mereka yang meminta salinan tersebut karena Isi Akta yang sudah dibatalkan tersebut sudah tidak mengikat lagi untuk yang bersangkutan. Tapi jika setelah dibatalkan tetap memaksa, lebih baik yang bersangkutan terlebih dahulu membuat Surat Pernyataan yang akan bertanggungjawab atas segala akibat hukum dari akta yang telah dibatalkan tersebut. Setelah Surat Pernyataan dibuat, kemudian Notaris boleh memberikan Salinan/Turunan/Kutipannya.

9. BAGAIMANAKAH AKTA NOTARIS YANG DIBATALKAN, DAPAT DIBATALKAN, BATAL DEMI HUKUM, TIDAK MEMPUNYAI KEKUATAN HUKUM MENGIKAT DAN TIDAK SAH, TERDEGRADASI NILAI PEMBUKTIANNYA ?

A. AKTA NOTARIS YANG DIBATALKAN.

• Akta Notaris yang dibatalkan ini tidak melanggar syarat formal, materil atau lahiriah akta Notaris. Telah dibuat sesuai ketentuan pembuatan akta yang disyaratkan dalam UUJN/UUJN – P.
• Akta Notaris yang dibatalkan merupakan akta yang dibatalkan oleh para penghadap sendiri dengan akta Notaris berdasarkan alasan yang diketahui oleh para penghadap sendiri atau berdasarkan putusan pengadilan dengan alasan yang tersebut dalam pertimbangan hukum putusan yang bersangkutan.
• Notaris hanya dapat membuat akta pembatalan atas kehendak para penghadap sendiri.

B. AKTA NOTARIS YANG DAPAT DIBATALKAN

• Akta Notaris yang dapat dibatalkan karena dari sudut yang menghadap tidak memenuhi syarat subjektif sahnya perjanjian sebagaimana tersebut dalam Pasal 1320 KUHPerdata, yaitu : 1. kesepakatan mereka yang mengikatkan dirinya; (KUHPerd. 28, 1312 dst.) 2. kecakapan untuk membuat suatu perikatan; (KUHPerd. 1329 dst.)
• Akta Notaris dalam kualifikasi dapat dibatalkan akan tetap mengikat para penghadap yang bersangkutan selama tidak ada yang mengajukan pembatalan ke pengadilan.
• Bahwa perlu juga diperhatikan khusus mengenai Kecakapan tidak hanya karena belum memenuhi cukup umur untuk bertindak dari sudut hukum, tapi Kecakapan tersebut berkaitan pula dengan Kewenangan untuk bertindak.Kewenangan bertindak ini antara lain/misalnya :
 Untuk dirinya sendiri.
 Selaku Kuasa.
 Selaku Kuasa Substitusi.
 Suami/isteri yang memerlukan persetujuan suami/isteri.
 Dalam jabatannya (Badan Hukum Privat) :
 Direktur Perseroan Terbatas.
 Selaku Kepala/Direktur Cabang Perseroan Terbatas.
 Pengurus / Pembina Yayasan.
 Ketua Perkumpulan.
 Ketua Koperasi.
 Dalam jabatannya (Badan Hukum Publik) :
1) Selaku Presiden/atau yang mewakilinya.
2) Selaku Gubernur/atau yang mewakilinya.
3) Selaku Walikota/Bupati/atau yang mewakilinya.
 Selaku Wali.
 Selaku Pengampu.
 Selaku Kurator.
 Selaku Likuidator.
 Selaku Orang Tua yang menjalankan kekuasaan untuk anak kandungnya yang belum dewasa.
• Dalam Kewenangan bertindak tersebut harus dapat dibuktikan secara formal. Notaris harus senantiasa meminta/melihat bukti formal yang berkaitan dengan kewenangan bertindak tersebut.
• Jika Notaris membuat akta atas permintaan para penghadap ternyata Notaris tidak melihat bukti formal mengenai kewenangan bertindak dan dicantumkan dalam akta, maka Notaris wajib bertanggungjawab atas hal tersebut, misalnya Notaris mencantumkan kewenangan Direktur yang sudah lewat waktu masa jabatannya (expired), jika atas hal tersebut ada yang merasa dirugikan, maka Notaris dapat digugat ke pengadilan negeri.
• Untuk itu Notaris agar berhati-hati mengenai Kewenangan bertindak tersebut agar tidak menimbulkan potensi dapat dibatalkan oleh para pihak yang merasa dirugikan.

C. AKTA NOTARIS BATAL DEMI HUKUM,

• Akta Notaris yang batal demi hukum karena syarat materil tidak dipenuhi atau tidak memenuhi syarat objektif sahnya perjanjian sebagaimana tersebut dalam Pasal 1320 KUHPerdata, yaitu : 3. suatu pokok persoalan tertentu; (KUHPerd. 1332 dst.) 4. suatu sebab yang tidak terlarang. (KUHPerd. 1335 dst.)
• Mengenai Akta Notaris Batal demi hukum ini, apakah sejak tanggal akta dibuat (sejak awal) atau sejak diketahui telah melanggar syarat objektif ?
• Jika akta Notaris telah batal demi hukum sejak awal, maka perlu ada pengaturan mengenani tindakan hukum yang pernah/telah dilakukan berdasarkan akta tersebut. Apakah para pihak akan menyatakan saling menerima dan tidak mempersoalkannya/berdamai ? Ataukah akan mempersoalkannya ? Jika dipersoalkan silahkan kepada yang bersangkutan untuk mengajukan gugatan ke pengadilan negeri.
• Tapi jika akta batal demi hukum sejak diketahui, maka segal tindakkan hukum yang telah dilakukan tetap mengikat yang bersangkutan, yang diperlukan adalah pengaturan tindakkan hukum sejak tanggal diketahui.
• Notaris akan sangat berperan mengatur segala tindakkan hukum yang terjadi/yang dilakukan baik akta Notaris yang batal demi hukum sejak awal atau sejak diketahui.
• Akta Notaris batal demi hukum dapat juga terjadi karena telah memenuhi syarat batal yang telah ditentukan oleh para penghadap sendiri yang telah dicantumkan/disebutkan dalam akta yang bersangkutan.

D. AKTA NOTARIS TIDAK MEMPUNYAI KEKUATAN HUKUM MENGIKAT
• Jika akta Notaris telah mememenuhi syarat formal, materil dan lahiriah maka tidak ada alasan untuk menyatakan akta Notaris tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat.
• Untuk menyatakan Akta Notaris tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat pengadilan negeri yang berhak menentukan berdasarkan gugatan yang diajukan oleh para pihak sendiri. Berdasarkan gugatan tersebut pengadilan akan menentukan dalam pertimbangan hukumnya untuk berkesimpulan seperti itu.

E. AKTA NOTARIS TIDAK SAH

• Akta Notaris yang tidak sah berkaitan dengan validitas karena dalam proses pembuatannya telah melanggar syarat formal dalam pembuatan akta Notaris sebagaimana ditentukan dalam UUJN.
• Untuk menyatakan akta Notaris tidak sah, tidak serta merta dilakukan oleh para pihak sendiri atau pihak lainnya, untuk menilai dan menyatakan sepertiu itu harus ada pembuktian terlebih dahulu berdasarkan putusan pengadilan negeri.
• Jika tidak ada putusan pengadilan yang menyatakan seperti itu, maka akta tetap sah. Hal ini betrdasarkan Asas Praduga Sah dalam menilai akta Notaris yaitu :
 ASAS INI DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK MENILAI AKTA NOTARIS, YAITU AKTA NOTARIS HARUS DIANGGAP SAH SAMPAI ADA PIHAK YANG MENYATAKAN AKTA TERSEBUT TIDAK SAH. UNTUK MENYATAKAN ATAU MENILAI AKTA TERSEBUT TIDAK SAH HARUS DENGAN GUGATAN KE PENGADILAN UMUM. SELAMA DAN SEPANJANG GUGATAN BERJALAN SAMPAI DENGAN ADA KEPUTUSAN PENGADILAN YANG MEMPUNYAI KEKUATAN HUKUM TETAP, MAKA AKTA NOTARIS TETAP SAH DAN MENGIKAT PARA PIHAK ATAU SIAPA SAJA YANG BERKEPENTINGAN DENGAN AKTA TERSEBUT.
 ASAS PRADUGA SAH INI BERKAITAN DENGAN AKTA YANG DAPAT DIBATALKAN, MERUPAKAN SUATU TINDAKAN MENGANDUNG CACAT, YAITU TIDAK BERWENANGNYA NOTARIS UNTUK MEMBUAT AKTA SECARA LAHIRIAH, FORMAL, MATERIL, DAN TIDAK SESUAI DENGAN ATURAN HUKUM TENTANG PEMBUATAN AKTA NOTARIS. DAN ASAS INI TIDAK DAPAT DIPERGUNAKAN UNTUK MENILAI AKTA BATAL DEMI HUKUM, KARENA AKTA BATAL DEMI HUKUM DIANGGAP TIDAK PERNAH DIBUAT.

F. AKTA NOTARIS TERDEGRADASI NILAI PEMBUKTIANNYA
SEBAGAI AKTA DI BAWAH TANGAN

• Syarat akta yang terdegradasi nilai pembuktiannya sebagaimana akta dibawah tangan telah ditentukan dalam Pasal 1868 dan 1869 KUHPerdata dan ditentukan oleh UUJN – P sendiri, yaitu :
Pasal 1868 : Suatu akta otentik ialah suatu akta yang dibuat dalam bentuk yang ditentukan undang-undang oleh atau di hadapan pejabat umum yang berwenang untuk itu di tempat akta itu dibuat.
Pasal 1869 : Suatu akta yang tidak dapat diperlakukan sebagai akta otentik, baik karena tidak berwenangnya atau tidak cakapnya pejabat umum yang bersangkutan maupun karena cacat dalam bentuknya, mempunyai kekuatan sebagai tulisan i bawah tangan bila ditandatangani oleh parapihak.
• Berdasarkan Pasal 1869 KUHPerdata bahwa akta Notaris akan mempunyai kekuatan pembuktian sebagai tulisan dibawah tangan jika :
1. Tidak berwenangnya pejabat umum yang bersangkutan.
2. Tidak cakapnyanya (tidak mampunya) pejabat umum yang bersangkutan.
3. Cacat dalam bentuknya.
• Berdasarkan UUJN – P akta Notaris terdegradasi nilai pembuktiannya sebagai akta dibawah tangan karena :
 Pasal 16 angka (9) UUJN P : Jika salah satu syarat sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf m dan ayat (7) tidak dipenuhi, Akta yang bersangkutan hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan.
 Pasal 41 UUJN – P : Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 38, Pasal 39, dan Pasal 40 mengakibatkan Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta dibawah tangan.
 Pasal 44 ayat (5) UUJN : Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 48 ayat (3) UUJN – P : Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 49 ayat (4) UUJN – P: Pelanggaran terhadap ketentuan se-bagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 50 ayat (5) UUJN – P :Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), serta dalam Pasal 38 ayat (4) huruf d tidak dipenuhi, Akta tersebut hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangandan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 51 ayat (4) UUJN – P : Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud dalam ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Menentukan akta Notaris yang terdegradasi nilai pembuktiannya sebagai akta di bawah tangan tidak serta merta dilakukan oleh para penghadap sendiri ataupun oleh Notaris yang membuatnya ataupun oleh pihak lain, tapi tetap harus berdasarkan putusan pengadilan yang diajukan gugatan kepada Notaris yang membuatnya oleh para penghadap sendiri. Selama putusan tersebut belum ada, maka akta yang bersangkutan tetap sah dan mengikat yang bersangkutan Dalam hal ini Notaris harus yakin bahwa akta yang dibuat dihadapan dan oleh Notaris telah memenuhi syarat materil, formal dan lahiriah.

G. ADA 3 (TIGA) TERMINOLOGI HUKUM YANG DAPAT DIBERIKAN BATASAN (DARI/BERDASARKAN PERSPEKTIF HUKUM KENOTARIATAN INDONESIA) SEBAGAI BERIKUT :
1. AKTA NOTARIS PALSU;
2. AKTA NOTARIS YANG DIPALSUKAN
3. MEMBERIKAN KETERANGAN PALSU KE DALAM AKTA

A. AKTA NOTARIS PALSU :
1. Salinan / Turunan / Kutipan Akta Notaris yang tidak sesuai dengan minuta akta pada Notaris yang bersangkutan (sebagian atau seluruhnya).
2. Salinan/Turunan/Kutipan Akta Notaris tanpa ada minutanya/minuta tidak dibuat oleh Notaris yang bersangkutan.
3. Salinan/Turunan/Kutipan Akta Notaris dibuat oleh orang yang tidak berwenang/mengaku sebagai Notaris.

B. AKTA NOTARIS YANG DIPALSUKAN :
Salinan / Turunan/Kutipan tidak dibuat oleh Notaris yang membuatnya, tapi oleh pihak/orang lain yang tidak berwenang/mengaku sebagai Notaris.

C. MEMBERIKAN KETERANGAN PALSU KE DALAM AKTA :
1. Menyadari/menginsyafi/mengetahui/merekayasa bahwa pernyataan / keterangan dari para penghadap tidak benar.
2. Menyadari/menginsyafi/mengetahui/melihat/merekayasa bahwa surat-surat/ dokumen yang diperlihatkan kepada Notaris palsu.

10. NOTARIS HANYA DAPAT DIJATUHI SANKSI GANTI RUGI UNTUK AKTA YANG YANG TERDEGRADASI NILAI PEMBUKTIANNYA SEBAGAI AKTA DI BAWAH TANGAN

• Ketika akta Notaris terbukti terdegradasi nilai pembuktiannya sebagai akta di bawah tangan berdasarkan putusan pengadilan, maka terhadap Notaris yang bersangkutan dapat dijatuhi sanksi perdata. Sanksi perdata ini harus ada/tercantum dalam putusan yang bersangkutan.
• Sanksi perdata berupa :
 Pasal 16 ayat (12) UUJN – P : Selain dikenai sanksi sebagaimana dimaksud pada ayat (11), pelanggaran terhadap ketentuan Pasal 16 ayat (1) huruf j dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 44 ayat (5) UUJN – P :Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris .
 Pasal 48 ayat (3) UUJN – P : Pelanggaran terhadap ketentuan se-bagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 49 ayat (4) UUJN – P : Pelanggaran terhadap ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 50 ayat (5) UUJN – P : Dalam hal ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), ayat (3), dan ayat (4), serta dalam Pasal 38 ayat (4) huruf d tidak dipenuhi, Akta tersebut hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangandan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
 Pasal 51 ayat (4) UUJN – P : Pelanggaran terhadap ketentuan se-bagaimana dimaksud dalam ayat (2) mengakibatkan suatu Akta hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan dan dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Diluar dari akta terdegradasi nilai pembuktiannya sebagai akta di bawah tangan, tidak ada sansi perdata yang lainnya, artinya UUJN sendiri telah menentukan hanya akta Notaris yang terbukti terdegradasi nilai pemnbuktiannya sebagai akta dibawah tangan yang dapat dijatuhi sanksi perdata. Untuk Akta Notaris yang Dibatalkan, Akta notaris yang dapat dibatalkan, Akta notaris batal demi hukum, Akta notaris tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat dan Akta notaris tidak sah tidak ada sanksi apapun untuk Notaris.

11. BAHWA SANKSI ADMINISTRATIF TERHADAP NOTARIS
HARUS DILAKUKAN SECARA BERJENJANG

• UUJN-P telah menentukan Sanksi Administratif atas pelanggaran UUJN/P, yaitu :
 Pasal 7 ayat (2) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimanadimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 7 ayat (1) UUJN – P :
Dalam waktu paling lambat 60 (enam puluh) hari terhitung sejak tanggal pengambilan sumpah/janji jabatan Notaris, yang bersangkutan wajib:
a. menjalankan jabatannya dengan nyata;
b. menyampaikan berita acara sumpah/janji jabatan Notaris kepada Menteri, Organisasi Notaris, dan Majelis Pengawas Daerah; dan
c. menyampaikan alamat kantor, contoh tanda tangan, dan paraf, serta teraan cap atau stempel jabatan Notaris berwarna merah kepada Menteri dan pejabat lain yang bertanggung jawab di bidang pertanahan, Organisasi Notaris, Ketua Pengadilan Negeri, Majelis Pengawas Daerah, serta Bupati/Walikota di tempat Notaris diangkat.
 Pasal 16 ayat (11) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf a sampai dengan huruf l dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 16 ayat (1) huruf a samapai huruf l :
Dalam menjalankan jabatannya, Notaris wajib:
a. bertindak amanah, jujur, saksama, mandiri, tidak berpihak, dan menjaga kepentingan pihak yang terkait dalam perbuatan hukum;
b. membuat Akta dalam bentuk Minuta Akta dan menyimpannya sebagai bagian dari Protokol Notaris;
c. melekatkan surat dan dokumen serta sidik jari penghadap pada Minuta Akta;
d. mengeluarkan Grosse Akta, Salinan Akta, atau Kutipan Akta berdasarkan Minuta Akta;
e. memberikan pelayanan sesuai dengan ketentuan dalam Undang-Undang ini, kecuali ada alasan untuk menolaknya;
f. merahasiakan segala sesuatu mengenai Akta yang dibuatnya dan segala keterangan yang diperoleh guna pembuatan Akta sesuai dengan sumpah/janji jabatan, kecuali undang-undang menentukan lain;
g. menjilid Akta yang dibuatnya dalam 1 (satu) bulan menjadi buku yang memuat tidak lebih dari 50 (lima puluh) Akta, dan jika jumlah Akta tidak dapat dimuat dalam satu buku, Akta tersebut dapat dijilid menjadi lebih dari satu buku, dan mencatat jumlah Minuta Akta, bulan, dan tahun pembuatannya pada sampul setiap buku;
h. membuat daftar dari Akta protes terhadap tidak dibayar atau tidak diterimanya surat berharga;
i. membuat daftar Akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan Akta setiap bulan;
j. mengirimkan daftar Akta sebagaimana dimaksud dalam huruf i atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke pusat daftar wasiat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;
k. mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan;
l. mempunyai cap atau stempel yang memuat lambang negara Republik Indonesia dan pada ruang yang melingkarinya dituliskan nama, jabatan, dan tempat kedudukan yang bersangkutan;
 Pasal 17 ayat (1) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 17 ayat (1) UUJN :
Notaris dilarang:
a. menjalankan jabatan di luar wilayah jabatannya;
b. meninggalkan wilayah jabatannya lebih dari 7 (tujuh) hari kerja berturut-turut tanpa alasan yang sah;
c. merangkap sebagai pegawai negeri;
d. merangkap jabatan sebagai pejabat negara;
e. merangkap jabatan sebagai advokat;
f. merangkap jabatan sebagai pemimpin atau pegawai badan usaha milik negara, badan usaha milik daerah atau badan usaha swasta;
g. merangkap jabatan sebagai Pejabat Pembuat Akta Tanah dan/atau Pejabat Lelang Kelas II di luar tempat kedudukan Notaris;
h. menjadi Notaris Pengganti; atau
i. melakukan pekerjaan lain yang bertentangan dengan norma agama, kesusilaan, atau kepatutan yang dapat mempengaruhi kehormatan dan martabat jabatan Notaris.
 Pasal 19 ayat (4) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (2) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
Pasal 19 ayat (2) UUJN – P :
(1) Notaris wajib mempunyai hanya satu kantor, yaitu di tempat kedudukannya.
(2) Tempat kedudukan Notaris sebagai Pejabat Pembuat Akta Tanah wajib mengikuti tempat kedudukan Notaris.
(3) Notaris tidak berwenang secara berturut-turut dengan tetap menjalankan jabatan di luar tempat kedudukannya.
 Pasal 32 ayat (4) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), ayat (2), dan ayat (3) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 32 ayat (1), (2) dan (3) UUJN – P :
(1) Notaris yang menjalankan cuti wajib menyerahkan Protokol Notaris kepada Notaris Pengganti.
(2) Notaris Pengganti menyerahkan kembali Protokol Notaris kepada Notaris setelah cuti berakhir.
(3) Serah terima sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dan ayat (2) dibuatkan berita acara dan disampaikan kepada Majelis Pengawas Wilayah.
 Pasal 37 ayat (2) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan lisan;
b. peringatan tertulis;
c. pemberhentian sementara;
d. pemberhentian dengan hormat; atau
e. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 37 ayat (1) UUJN – P :
Notaris wajib memberikan jasa hukum di bidang kenotariatan secara cuma-cuma kepada orang yang tidak mampu.
 Pasal 54 ayat (2) UUJN – P : Notaris yang melanggar ketetnuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 54 ayat (1) UUJN – P :
Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi Akta, Grosse Akta, Salinan Akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada Akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
 Pasal 65A UUJN – P : Notaris yang melanggar ketentuan Pasal 58 dan Pasal 59 UUJN dapat dikenai sanksi berupa :
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
CATATAN :
Pasal 58 UUJN :
(1) Notaris membuat daftar akta, daftar surat di bawah tangan yang disahkan, daftar surat di bawah tangan yang dibukukan, dan daftar surat lain yang diwajibkan oleh Undang-Undang ini.
(2) Dalam daftar akta sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Notaris setiap hari mencatat semua akta yang dibuat oleh atau di hadapannya, baik dalam bentuk Minuta Akta maupun originali, tanpa sela-sela kosong,, masing-masing dalam ruang yang ditutup dengan garis-garis tinta, dengan mencantumkan nomor unit, nomor bulanan, tanggal, sifat akta, dan nama semua orang yang bertindak baik untuk dirinya sendiri maupun sebagai kuasa orang lain.
(3) Akta yang dikeluarkan dalam bentuk originali yang dibuat dalam rangkap 2 (dua) atau lebih pada saat yang sama, dicatat dalam daftar dengan satu nomor.
(4) Setiap halaman dalam daftar diberi nomor unit dan diparaf oleh Majelis Pengawas Daerah, kecuali pada halaman pertama dan terakhir ditandatangani oleh MajelisPengawas Daerah.
(5) Pada halaman sebelum halaman pertama dicantumkan keterangan tentang jumlah halaman daftar akta yang ditandatangani oleh Majelis Pengawas Daerah.
(6) Dalam daftar surat di bawah tangan yang disahkan dan daftar surat di bawah tangan yang dibukukan sebagaimana dimaksud pada ayat (1), Notaris setiap hari mencatat surat di bawah tangan yang disahkan atau dibukukan, tanpa sela-sela kosong, masing-masing dalam ruang yang ditutup dengan garis-garis tinta, dengan mencantumkan nomor unit, tanggal, sifat surat, dan nama semua orang yang bertindak baik untuk dirinya sendiri maupun sebagai kuasa orang lain.
Pasal 59 UUJN :
(1) Notaris membuat daftar klapper untuk daftar akta dan daftar surat di bawah tangan yang disahkansebagaimana dimaksud dalam Pasal 58 ayat (1), disusun menurut abjad dan dikerjakan setiap bulan.
(2) Daftar klapper sebagaimana dimaksud pada ayat (1) memuat nama semua orang yang menghadap dengan menyebutkan. di belakang tiap-tiap nama, sifat, dan nomor akta, atau surat yang dicatat dalam daftar akta dan daftar surat di bawah tangan.
• Dalam Undang-undang Nomor 30 Tahun 2004 (UUJN) Sanksi terhadap akta Notaris dan terhadap Notaris diatur (dikumpulkan) dalam Pasal 84 dan 85, sedangkan dalam UUJN – P sanksi tersebut langsung dicantumkan pada pasal yang berkaitan. Sehingga jika ada pelanggaran terhadap pasal yang tidak ada sanksinya, maka sudah tentu tidak ada sanksi apapun untuk Notaris dan aktanya.
• Jika diperhatikan dalam beberapa pasal UUJN – P, ada penerapan sanksi yang bervariasi, antara lain :
1. Kedudukan akta Notaris menjadi Akta yang hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan tanpa disertai sanksi dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris (contohnya Pasal 16 angka 9, 38, 39 dan 40 UUJN – P).
2. Sanksi Administratif saja (Contohnya : Pasal 7, 17, 19, 32, 37, 54 UUJN – P dan Pasal 65 A UUJN – P untuk Pasal 58 – 59 UUJN, Pasal 16 angka 13 UUJN – P : hanya peringatan tertulis saja).
3. Ada juga kedudukan akta Notaris menjadi Akta yang hanya mempunyai kekuatan pembuktian sebagai akta di bawah tangan yang disertai sanksi berupa dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris (Contohnya Pasal 44 ayat (4), 48 ayat (3), 49 ayat (4), 50 ayat (5) dan 51 ayat (4) UUJN – P).
4. Ada juga sanksi administratif dan juga dapat dijatuhi sanksi perdata yaitu dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris (Contohnya Pasal 16 angka 11 dan 12 UUJN – P).
• Sifat Sanksi Administratif, yaitu Reparatoir (Perbaikan) yang harus dimulai dari sanksi terendah, jika sudah tidak bisa diperbaiki lagi dapat dijatuhkan sanksi yang paling berat. Sehingga harus dilakukan secara berjenjang.
• Dalam UUJN institusi yang menjatuhkan Sanksi Administratif yaitu Majelis Pengawas Wilayah (MPW) dan Majelis Pengawas Pusat (MPP) dengan Kewenangan :
 Pasal 73 ayat (1) huruf e UUJN : MPP berwenang memberikan sanksi berupa teguran lisan atau tertulis;
 Pasal ayat (2) UUJN : Keputusan Majelis Pengawas Wilayah sebagaimana dimaksud pada ayat (1) huruf e bersifat final.
 Pasal 77 UUJN : MPP berwenang :
c. menjatuhkan sanksi pemberhentian sementara; dan
d. mengusulkan pemberian sanksi berupa pemberhentian dengan tidak hormat kepada Menteri.
• Majelis Pengawas Daerah (MPD) tidak punya kewenangan untuk menjatuhkan Sanksi Administratif.
• Pelangggaran UUJN/UUJN-P oleh Notaris telah ada sanksi tersendiri untuk Notaris sebagaimana tersebut di atas, dengan demikian secara normatif tidak ada sanksi lain selain yang tersebut di atas. Pelanggaran UUJN/UUJN-P bukan merupakan tindak pidana, karena terhadap pelanggaran tersebut UUJN/UUJN-P telah mengatur sanksinya dan tidak mengatur ketentuan pidana.
(Catatan : Dalam Undang-undang Republik Indonesia Nomor 12 Tahun 2011 disebutkan dalam Lampiran I C3. bahwa ketentuan pidana akan ada/disebutkan dalam undang-undang yang bersangkutan jika diperlukan).

12. SYARAT NOTARIS PENGGANTI DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS SYARAT NOTARIS PENGGANTI DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS.

 Pasal 1 Angka 3 UUJN – P : Notaris Pengganti adalah seorang yang untuk sementara diangkat sebagai Notaris untuk menggantikan Notaris yang sedang cuti, sakit, atau untuk sementara berhalangan menjalankan jabatannya sebagai Notaris.
 Syarat Notaris Pengganti disebutkan dalam Pasal 33 UUJN – P, yaitu :
(1) Syarat untuk dapat diangkat menjadi Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris adalah warga negara Indonesia yang berijazah sarjana hukum dan telah bekerja sebagai karyawan kantor Notaris paling sedikit 2 (dua) tahun berturut-turut.
(2) Ketentuan yang berlaku bagi Notaris sebagaimana dimaksud dalam Pasal 4, Pasal 15, Pasal 16, dan Pasal 17 berlaku bagi Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara.
 Bahwa Syarat Notaris Pengganti berdasarkan Pasal 33 UUJN – P terdiri dari :
1. Warga Negara Indonesia.
2. Berijazah Sarjana Hukum.
3. Telah bekerja sebagai karyawan Notaris paling sedikit 2 (dua) tahun berturut-turut.
 Bahwa oleh karena Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris akan menjalankan jabatan sebagaimana Notaris seperti disebutkan dalam Pasal 33 ayat (2) UUJN – P, maka seharusnya beberapa ketentuan yang ada pada persyaratan pengangkatan sebagai Notaris (Pasal 3 UUJN – P) tetap berlaku untuk Notaris Pengganti dan Pejabat Sementara Notaris (kecuali telah ditentukan lain dalam Pasal 33 ayat (1) UUJN – P), antara lain :
a. bertakwa kepada Tuhan Yang Maha Esa;
b. berumur paling sedikit 27 (dua puluh tujuh) tahun;
c. sehat jasmani dan rohani yang dinyatakan dengan surat keterangan sehat dari dokter dan psikiater;
d. tidak berstatus sebagai pegawai negeri, pejabat negara, advokat, atau tidak sedang memangku jabatan lain yang oleh undang-undang dilarang untuk dirangkap dengan jabatan Notaris; dan
e. tidak pernah dijatuhi pidana penjara berdasarkan putusan pengadilan yang telah memperoleh kekuatan hukum tetap karena melakukan tindak pidana yang diancam dengan pidana penjara 5 (lima) tahun atau lebih.
 Syarat lain untuk Pejabat Sementara Notaris berdasarkan Pasal 35 UUJN – P, yaitu :
(1) Apabila Notaris meninggal dunia, suami/istri atau keluarga sedarah dalam garis lurus keturunan semenda sampai derajat kedua wajib memberitahukan kepada Majelis Pengawas Daerah.
(2) Pemberitahuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) disampaikan dalam waktu paling lama 7 (tujuh) hari kerja.
(3) Apabila Notaris meninggal dunia pada saat menjalankan cuti, tugas jabatan Notaris dijalankan oleh Notaris Pengganti sebagai Pejabat Sementara Notaris paling lama 30 (tiga puluh) hari terhitung sejak tanggal Notaris meninggal dunia.
(4) Pejabat Sementara Notaris menyerahkan Protokol Notaris dari Notaris yang meninggal dunia kepada Majelis Pengawas Daerah paling lama 60 (enam puluh) hari terhitung sejak tanggal Notaris meninggal dunia.
(5) Pejabat Sementara Notaris sebagaimana dimaksud pada ayat (3) dan ayat (4) dapat membuat Akta atas namanya sendiri dan mempunyai Protokol Notaris.

13. PEMAKAIAN KALIMAT MENGHADAP NOTARIS PADA AWAL AKTA NOTARIS :
RAGAM PEMAKAIAN KALIMAT MENGHADAP NOTARIS
PADA AWAL AKTA NOTARIS

• Dalam dunia Notaris banyak ragam kalimat dipergunakan pada awal kata, yaitu tentang menghadap, misalnya ada kalimat :
5. MENGHADAP KEPADA SAYA…..
6. MENGHADAP DI HADAPAN SAYA…..
7. BERHADAPAN DENGAN SAYA……
8. TELAH HADIR DIHADAPAN SAYA……
9. HADIR DIHADAPAN SAYA……
• Untuk memperoleh penjelasan arti kalimat tersebut, saya tuliskan kembali pendapat Tan Thong Kie (lihat : Studi Notariat & Serba-serbi Praktek Notaris, Ichtiar Baru Van Hoeve, Jakarta, 2007, hal. 488 – 489) bahwa :
• Bahwa kalimat menghadap tersebut merupakan terjemahan dari VERSCHEEN VOOR MIJ….NOTARIS TER STANDPLAATS…
• Yang mencolok adalah berbagai terjemahan kata VERSCHEEN, kata kerjanya adalah VERSCHIJNEN. Menurut penulis kata Belanda VERSCHIJNE mempunyai arti “datang dan menghadap”, unsur “datang” itu ada. Demikian juga terjemahannya dalam bahasa Indonesia “menghadap”. Orang yang menghadap adalah orang yang datang. Padahal praktek Notaris tidak selalu demikian, misalnya seseorang sakit keras dan tidak dapat datang, sehingga apabila diminta, maka Notaris yang datang. Dalam hal ini apakah orang sakit itu verschijnt ? Contoh lain adalah apabila Notaris diminta membuat berita acara rapat yang diadakan di luar kantor notaris. Notaris yang datang, bukan para pemegang saham yang biasanya sudah menunggu dalam ruangan. Inilah pertanyaan yang pernah dikemukakan penulis kepada seorang pendidik yang bernama Broekx di Breda, Belanda. Guru yang telah menghasilkan banyak kandidat notaris di negaranya itu tidak setuju dengan adanya unsur datang dalam kata VERSCHIJNEN. Ia mengatakan “Saya tidak setuju dengan pendapat Saudara. Kata VERSCHIJNEN harus dilihat dalam arti juridisnya (Pasal 24, 25, dan 28 PJN), jadi tidak dalam arti yang diberikan oleh masyarakat. VERSCHIJNEN adalah kehadiran nyata (waarneembaar tegenwoordig zijn) dan dalam hal itu tidak dipedulikan siapa yang datang, pelanggan atau notaris”.
• Jawban ini juga tidak memuaskan penulis yang pekerjaannya langsung mengganti kata “menghadap” dengan kata “berhadapan”.
• Dengan memakai kata terakhir ini jelaslah, bahwa notaris dan penghadap sama-sama berhadapan dan ini yang terpenting untuk suatu akta autentik.
• Ternyata dalam bahasa Indonesia kata “menghadap” juga dapat menimbulkan kesulitan lain lagi. Kata itu dianggap oleh sementara orang meliputi arti bahwa kedudukan dan status orang yang menghadap lebih rendah daripada notaris. Anggapan ini mungkin beralasan untuk beberapa golongan, namun sebenarnya hal itu tidak harus dipersoalkan; sebagai public servant seorang notaris harus datang di tempat jasanya dibutuhkan, baik di kantornya maupun di rumah sakit atau di tempat lain. Anjuran penulis di bawah ini mungkin dapat mengatasi kesulitan ini.
• Di Belanda kata VERSCHEEN selalu dipakai; apakah soal seperti tertulis di atas pernah dipersoalkan, tidak diketahui.
• Di Indonesia penulis menganjurkan memakai salah satu dari kata-kata : “hadir” atau “berhadapan” dan dengan memakai salah satu dari 2 kata ini tidak dipersoalkan siapa yang datang, notaris atau penghadap, dan juga tidak mengandung anggapan sementara orang bahwa kedudukan orang yang menghadap lebih rendah daripada notaris.
• Walaupun demikian, penulis tidak membenarkan memakai dua kata dalam seri akta-akta yang dibuat oleh seorang notaris, yaitu sewaktu menteri, gubernur atau pembesar lain yang datang memakai kata-kata “Hadir di hadapan saya…..” dan apabila orang-orang lain yang datang memakai : “Menghadap di hadapan saya…” (lihat buku putih R. Kadiman, hlm 5 sub 11). Dalam mengarang suatu akta, notaris harus secara konsekuen memakai satu kata untuk suatu tindakkan yang sama (VERSCHIJNEN); apabila tidak, ia dapat mengundang kesulitan.
• Bahwa pada intinya kalimat apapun yang dipergunakan mempunyai makna menghadap Notaris secara nyata.
• Tidak mendikotomikan atau mempertentangkan kalimat yang satu dengan kalimat yang lainnya. Seakan-akan mempunyai makna yang berbeda, jika dipertentangkan maka akan menjadi kesulitan tersendiri bagi Notaris ketika menerapkannya.
• Notaris selama menjalankan tugas jabatannya harus konsisten menggunakan kalimat yang sama, sebagai ciri dan tanggungjawab hukum Notaris yang bersangkutan.

14. DALUARSA AKTA NOTARIS/PPAT

 Pasal 65 UUJN – P menegaskan bahwa Notaris, Notaris Pengganti, dan Pejabat Sementara Notaris bertanggung jawab atas setiap Akta yang dibuatnya meskipun Protokol Notaris telah diserahkan atau dipindahkan kepada pihak penyimpan Protokol Notaris. Dengan Notaris mempunyai tanggungjawab secara biologis sampai hembusan nafas terakhir, tapi secara yuridis selama dunia belum kiamat.
 Dalam kaitan ini perlu dibicarakan mengenai Daluarsa mengenai substansi (perikatan) yang tersebut dalam akta Notaris.
 Daluwarsa ialah suatu sarana hukum untuk memperoleh sesuatu atau suatu alasan untuk dibebaskan dari suatu perikatan dengan lewatnya waktu tertentu dan dengan terpenuhinya syarat-syarat yang ditentukan dalam undang-undang. Seseorang tidak boleh melepaskan daluwarsa sebelum tiba waktunya tetapi boleh melepaskan suatu daluwarsa yang telah diperolehnya.
 Syarat Lahirnya Daluwarsa
Untuk menjadi orang yang berhak, orang yang menguasai benda milik orang lain selama waktu yang diperlukan untuk berlakunya daluwarsa harus menguasai benda itu sebagai orang yang berkedudukan berkuasa (sebagai Bezitter). Artinya orang tersebut dalam kapasitas penguasaan fisiknya tersebut juga berkehendak untuk menguasai (dan memiliki) benda itu bagi dirinya sendiri.
Pasal 529 BW : Yang dinamakan kedudukan berkuasa ialah kedudukan seseorang yang menguasai suatu kebendaan, baik dengan diri sendiri, maupun dengan perantaraan orang lain, dan yang mempertahankan atau menikmatinya selaku orang yang memiliki kebendaan itu.
 Bentuk Daluwarsa :
 Daluwarsa memperoleh
 Daluwarsa membebaskan
 Daluwarsa Memperoleh
Adalah suatu upaya hukum, dengan lewatnya suatu waktu dan dengan memenuhi syarat-syarat tertentu yang ditetapkan oleh UU, memperoleh sesuatu benda
Pasal 1963 BW : Bezitte jujur dan dpt menunjukkan las hak maka lewat waktunya 20 tahun sejak ia menguasai barang tersebut. Jika tidak beralasan hal maka 30 tahun.
 Daluwarsa Membebaskan
Adalah suatu upaya hukum, dengan lewatnya suatu waktu dan dengan syarat tertentu yang ditetapkan oleh UU, dibebaskan dari suatu kewajiban
Pasal 1967 BW :
 Penagihan atau tuntutan hukum lewat waktunya 30 tahun.
 Rekening toko mengenai penjualan barang sehari hari harus ditagih paling lama 5 tahun
 Rekening dokter harus ditagih paling lama 2 tahun.
 Syarat memperoleh hak milik melalui daluwarsa :
 Orang mesti memegang kedudukan berkuasa sebagai pemilik
 Kedudukan berkuasa tersebut harus diperolehnya dan dipertahankannya dengan itikad baik
 Kedudukan berkuasa tersebut harus ternyata dimuka umum
 Kedudukan berkuasa tersebut harus dulakukan secara terus-menerus dan tidak berhanti
 Sebab – sebab yang Mencegah Daluwarsa :
 Daluwarsa dicegah bila pemanfaatan barang itu dirampas selama lebih dari satu tahun dari tangan orang yang menguasainya, baik oleh pemiliknya semula maupun oleh pihak ketiga.
 Daluwarsa itu dicegah pula oleh suatu peringatan, suatu gugatan, dan tiap perbuatan-perbuatan berupa tuntutan hukum, masing-masing dengan pemberitahuan dalam bentuk yang telah ditentukan, ditandatangani oleh pejabat yang berwenang dalam hal itu atas nama pihak yang berhak, dan disampaikan kepada orang yang berhak dicegah memperoleh daluwarsa itu.
 Gugatan di muka Hakim yang tidak berkuasa, juga mencegah daluwarsa.
 Namun daluwarsa tidak dicegah, bila peringatan atau gugatan dicabut atau dinyatakan batal, entah karena penggugat menggugurkan tuntutannya, entah karena tuntutan itu dinyatakan gugur akibat daluwarsanya.
 Pengakuan akan hak seseorang yang terhadapnya daluwarsa berjalan, yang diberikan dengan kata-kata atau dengan perbuatan oleh orang yang menguasainya atau dibitur, juga mencegah daluwarsa.
 Pemberitahuan kepada salah seorang debitur dalam perikatan tanggung-menanggung, atau pengakuan orang tersebut, mencegah daluwarsa terhadap para debitur lain, bahkan pula terhadap para ahli waris mereka.
 Pemberitahuan kepada ahli waris salah seorang debitur dalam perikatan tanggung- menanggung, atau pengakuan ahli waris tersebut, tidaklah mencegah daluwarsa terhadap para ahli waris debitur lainnya, bahkan juga dalam hal suatu utang hipotek, kecuali untuk bagian ahli waris tersebut.
 Dengan pemberitahuan atau pengakuan itu maka daluwarsa terhadap para debitur lain tidak dicegah lebih lanjut, kecuali untuk bagian ahli waris tersebut.
 Untuk mencegah daluwarsa seluruh utang terhadap para debitur lainnya, perlu ada sesuatu pemberitahuan kepada semua ahli waris atau suatu pengakuan dari semua ahli waris itu.
 Pemberitahuan yang dilakukan kepada debitur utama atau pengakuan yang diberikan oleh debitur utama mencegah daluwarsa terhadap penanggung utang.
 Pencegahan daluwarsa yang dilakukan oleh salah seorang kreditur dalam suatu perikatan tanggung-menanggung berlaku bagi semua kreditur lainnya.
 Daluarsa akta-akta (Notaris/PPAT) :
 Tentang PEMALSUAN SURAT yang diatur dalam KUHP Pasal 263 s/d 266.
Pasal263 :
(1) Barang siapa membuat surat palsu atau memalsukan surat yang dapat menim-bulkan sesuatu hak, perikatan atau pembebasan hutang, atau yang diperuntukkan sebagai bukti daripada sesuatu hal dengan maksud untuk memakai atau menyuruh orang lain memakai surat tersebut seolah-olah isinya benar dan tidak dipalsu, diancam jika pemakaian tersebut dapat menimbulkan kerugian, karena pemalsuan surat, dengan pidana penjara paling lama enam tahun.
(2) Diancam dengan pidana yang sama, barang siapa dengan sengaja memakai surat palsu atau yang dipalsukan seolah-olah sejati, jika pemakaian surat itu dapat menimbulkan kerugian.
Pasal 264 :
(1) Pemalsuan surat diancam dengan pidana penjara paling lama delapan tahun, jikadilakukan terhadap:
1. akta-akta otentik;
2. surat hutang atau sertifikat hutang dari sesuatu negara atau bagiannya ataupun dari suatu lembaga umum;
3. surat sero atau hutang atau sertifikat sero atau hutang dari suatu perkumpulan, yayasan, perseroan atau maskapai:
4. talon, tanda bukti dividen atau bunga dari salah satu surat yang diterangkan dalam 2 dan 3, atau tanda bukti yang dikeluarkan sebagai pengganti surat-surat itu;
5. surat kredit atau surat dagang yang diperuntukkan untuk diedarkan.
(2) Diancam dengan pidana yang sama barang siapa dengan sengaja memakai surat tersebut dalam ayat pertama, yang isinya tidak sejati atau yang dipalsukan seolah-olah benar dan tidak dipalsu, jika pemalsuan surat itu dapat menimbulkan kerugian.
Pasal 266 :
(1) Barang siapa menyuruh memasukkan keterangan palsu ke dalam suatu akta otentik mengenai sesuatu hal yang kebenarannya harus dinyatakan oleh akta itu, dengan maksud untuk memakai atau menyuruh orang lain memakai akta itu seolah-olah keterangannya sesuai dengan kebenaran, diancam, jika pemakaian itu dapat menimbulkan kerugian, dengan pidana penjara paling lama tujuh tahun;
(2) Diancam dengan pidana yang sama barang siapa dengan sengaja memakai surat tersebut dalam ayat pertama, yang isinya tidak sejati atau yang dipalsukan seolah-olah benar dan tidak dipalsu, jika pemalsuan surat itu dapat menimbulkan kerugian.
 Pemalsuan terhadap tindak pidana yang termasuk dalam Pasal 263 KUHP diancam dengan pidana maksimal 6 (enam) tahun dan pemalsuan yang termasuk kategori Pasal 264 dan Pasal 266 diancam dengan pidana maksimal 8 (delapan) tahun.
 Tentang masa daluarsa (Hapusnya Kewenangan Menuntut Pidana Dan Menjalankan Pidana) diatur dalam pasal 76 sd 85 KUHP.
 Dalam pasal 78 disebutkan:
(1) Kewenangan menuntut pidana hapus karena daluwarsa:
1. mengenai semua pelanggaran dan kejahatan yang dilakukan dengan percetakan sesudah satu tahun;
2. mengenai kejahatan yang diancam dengan pidana denda, pidana kurungan, atau pidana penjara paling lama tiga tahun, sesudah enam tahun;
3. mengenai kejahatan yang diancam dengan pidana penjara lebih dari tiga tahun, sesudah dua belas tahun;
4. mengenai kejahatan yang diancam dengan pidana mati atau pidana penjara seumur hidup, sesudah delapan belas tahun.
(2) Bagi orang yang pada saat melakukan perbuatan umurnya belum delapan belas tahun, masing-masing tenggang daluwarsa di atas dikurangi menjadi sepertiga.
 Pasal 79 KUHP :
Tenggang daluwarsa mulai berlaku pada hari sesudah perbuatan dilakukan, kecuali dalam hal-hal berikut:
1. mengenai pemalsuan atau perusakan mata uang, tenggang mulai berlaku pada hari sesudah barang yang dipalsu atau mata uang yang dirusak digunakan:
2. mengenai kejahatan dalam pasal-pasal 328, 329, 330, dan 333, tenggang dimulai pada hari sesudah orang yang langsung terkena oleh kejahatan dibebaskan atau meninggal dunia;
3. mengenai pelanggaran dalam pasal 556 sampai dengan pasal 558a, tenggang dimulai
 pada hari sesudah daftar-daftar yang memuat pelanggaran-pelanggaran itu, menurut aturan-aturan umum yang menentukan bahwa register-register catatan sipil harus dipindah ke kantor panitera suatu pengadilan , dipindah ke kantor tersebut Berdasarkan pasal-pasal tersebut, daluarsa pemalsuan akta Notaris/PPAT atau (penghadap) memasukkan keterangan palsu ke dalam akta Notaris dapat termasuk kategori sebagaimana pasal 78 ayat (1) angka 3 (daluarsa setelah 12 tahun), dihubungkan dengan Pasal 79 KUHP “tenggang daluarsa mulai berlaku pada hari sesudah perbuatan dilakukan”. Maka apabila akta Notaris/PPAT yang dipalsukan akan Daluarsa sejak perbuatan berdasarkan akta yang dipalsukan dilakukan.
 Oleh karena akta Notaris/PPAT tahun berapapun tidak mengenal Daluarsa. Daluarsa akan dihitung sejak adanya atau terjadinya (perbuatan dilakukan) Pemalsuan terhadap akta tersebut. Artinya Daluarsa atas akta yang dipalsukan (formal-materil dan lahiriah) akta dipalsukan atau (berisi keterangan penghadap yang palsu) tersebut dalam akta.

15. KEWAJIBAN NOTARIS PEMEGANG PROTOKOL

• Ketika Notaris mengajukan pengangkatan sebagai Notaris, selalu dimintakan bersedia menerima protokol Notaris lain. Hal ini sudah menjadi kewajiban hukum untuk menerimanya.
• KEHADIRAN LEMBAGA NOTARIS MERUPAKAN BELEIDSREGEL DARI NEGARA DENGAN UNDANG-UNDANG NOMOR 30 TAHUN 2004 TENTANG JABATAN NOTARIS (UUJN) DAN UNDANG-UNDANG NOMOR 2 TAHUN 2014 ATAU JABATAN NOTARIS SENGAJA DICIPTAKAN NEGARA SEBAGAI IMPLEMENTASI DARI NEGARA DALAM MEMBERIKAN PELAYANAN KEPADA RAKYAT, KHUSUSNYA DALAM PEMBUATAN ALAT BUKTI YANG OTENTIK YANG DIAKUI OLEH NEGARA.
• BAHWA NOTARIS MENERIMA TUGASNYA DARI NEGARA DALAM BENTUK DELEGASI DARI NEGARA. HAL INI MERUPAKAN SALAH SATU RASIO NOTARIS DI INDONESIA MEMAKAI LAMBANG NEGARA, YAITU BURUNG GARUDA. OLEH KARENA MENERIMA TUGAS DARI NEGARA, MAKA YANG DIBERIKAN KEPADA MEREKA YANG DIANGKAT SEBAGAI NOTARIS DALAM BENTUK SEBAGAI JABATAN DARI NEGARA.
• BAHWA NOTARIS DI INDONESIA (SEBELUMNYA) DIATUR OLEH PERATURAN JABATAN NOTARIS (REGLEMENT OP HET NOTARISAMBT), STB, 1860-3. DALAM TEKS ASLI DISEBUTKAN BAHWA “AMBT” ADALAH “JABATAN”, DAN DALAM UNDANG-UNDANG NOMOR 30 TAHUN 2004 DISEBUT UNDANG-UNDANG JABATAN NOTARIS, YANG BERARTI MENGATUR HAL-HAL YANG BERKAITAN DENGAN PELASANAAN JABATAN NOTARIS.
• LEMBAGA NOTARIS à AGAR DAPAT BERJALAN, MAKA HARUS ADA PEJABAT YANG DAPAT MENJALANKANNYA, SEHINGGA UNTUK MENJALANKAN JABATAN NOTARIS DIANGKAT MEREKA YANG MEMENUHI SYARAT TERTENTU.
• MEREKA (SUBJEK HUKUM ATAU ORANG) YANG DIANGKAT SEBAGAI NOTARIS MERUPAKAN PERSONIFIKASI DARI LEMBAGA NOTARIS.
• PENGERTIAN JABATAN HARUS BERLANGSUNG TERUS-MENERUS (BERKESINAMBUNGAN) DAPAT DIBERLAKUKAN PADA NOTARIS, MESKIPUN SESEORANG SUDAH PENSIUN DARI JABATANNYA SEBAGAI NOTARIS, ATAU DENGAN BERHENTINYA SESEORANG SEBAGAI NOTARIS MAKA BERHENTI PULA KEDUDUKANNYA SEBAGAI NOTARIS, SEDANGKAN NOTARIS SEBAGAI JABATAN AKAN TETAP ADA DAN AKTA-AKTA YANG DIBUAT DI HADAPAN ATAU OLEH NOTARIS YANG SUDAH PENSIUN TERSEBUT AKAN TETAP DIAKUI DAN AKAN DISIMPAN (SEBAGAI SUATU KESINAMBUNGAN) OLEH NOTARIS PEMEGANG PROTOKOLNYA.
• PRODUK DARI JABATAN NOTARIS (ANTARA LAIN) BERUPA AKTA. KETIKA SEORANG NOTARIS PENSIUN ATAU BERHENTI DARI JABATANNYA SEBAGAI NOTARIS, MAKA AKTA NOTARIS TERSEBUT HARUS DIPEGANG ATAU DISIMPAN OLEH NOTARIS LAINNYA SEBAGAI PEMEGANG PROTOKOL NOTARIS, DAN NOTARIS PEMEGANG PROTOKOL NOTARIS TERSEBUT TIDAK DAPAT MELAKUKAN TINDAKAN APAPUN, SEPERTI MERUBAH ISI AKTA, TAPI YANG DAPAT DILAKUKAN OLEH NOTARIS PEMEGANG PROTOKOL YAITU MERAWAT DAN MENGELUARKAN SALINAN ATAS PERMINTAAN PARA PIHAK YANG NAMANYA TERSEBUT DALAM AKTA ATAU PARA AHLI WARISNYA, SEHINGGA KESINAMBUNGANNYA DALAM PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS BUKAN DALAM KESINAMBUNGAN PELAKSANAAN JABATAN OLEH PEJABAT, TAPI KESINAMBUNGAN JABATAN NOTARIS. DENGAN DEMIKIAN AKTA NOTARIS MEMPUNYAI UMUR YURIDIS, YAITU TETAP BERLAKU DAN MENGIKAT PARA PIHAK YANG NAMANYA TERCANTUM DALAM AKTA TERSEBUT, MESKIPUN NOTARIS YANG BERSANGKUTAN SUDAH BERHENTI MENJALANKAN TUGAS JABATANNYA SEBAGAI NOTARIS. MEREKA YANG MELAKSANAKAN TUGAS JABATAN NOTARIS DIBATASI OLEH UMUR BIOLOGIS. UMUR YURIDIS AKTA NOTARIS BISA SEPANJANG MASA – SEPANJANG ATURAN HUKUM YANG MENGATUR JABATAN NOTARIS TETAP ADA, DIBANDINGKAN DENGAN UMUR BIOLOGIS NOTARIS SENDIRI YANG AKAN BERAKHIR KARENA NOTARIS MENINGGAL DUNIA.
• NOTARIS DALAM MENJALANKAN TUGAS JABATANNYA DIBATASI OLEH UMUR (BIOLOGIS) NOTARIS YANG BERSANGKUTAN, SEHINGGA DARI SEGI PERTANGGUNGJAWABANNYA TERHADAP AKTA YANG DIBUAT DI HADAPAN DAN OLEH NOTARIS, APAKAH PERTANGGUNGJAWABANNYA DIBATASI OLEH UMUR NOTARIS YANG BERSANGKUTAN ? ATAU OLEH AKTA ITU SENDIRI ?.
• BATAS UMUR ATAU KARENA ALASAN LAIN TERSEBUT TIDAK BERLAKU UNTUK PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI .
HAL INI DIKAITKAN DENGAN PENGERTIAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS (PASAL 1 ANGKA 2 UUJN – P), NOTARIS PENGGANTI (PASAL 1 ANGKA 3 UUJN – P).
• PEJABAT SEMENTARA NOTARIS DAN NOTARIS PENGGANTI MELAKSANAKAN KEWENANGAN NOTARIS (PASAL 33 AYAT (2) UUJN). PELAKSANAAN TUGAS JABATAN NOTARIS OLEH PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI DIBATASI OLEH WAKTU YANG DITENTUKAN DALAM SURAT KEPUTUSAN PENGANGKATANNYA.
JIKA WAKTUNYA SUDAH SELESAI, MAKA PEJABAT SEMENTARA NOTARIS WAJIB MENYERAHKAN KEMBALI JABATAN DAN PROTOKOLNYA KEPADA NOTARIS YANG DITUNJUK OLEH MAJELIS PENGAWAS NOTARIS, DAN NOTARIS PENGGANTI WAJIB MENYERAHKAN KEMBALI JABATAN DAN PROTOKOLNYA KEPADA NOTARIS YANG DIGANTIKANNYA.
DENGAN DEMIKIAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI DALAM MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA BERSIFAT SEMENTARA SAJA.
• BATAS KEWENANGAN NOTARIS, PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI BERBEDA. BATAS KEWENANGAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS DAN NOTARIS PENGGANTI BERAKHIR KETIKA BATAS YANG TERCANTUM DALAM SURAT KEPUTUSANNYA TELAH HABIS.
• KETIKA SEORANG NOTARIS PENSIUN ATAU DIBERHENTIKAN SEBAGAI NOTARIS, DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI SUDAH SELESAI MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA SESUAI DENGAN KEPUTUSANNYA PENGANGKATANNYA,MAKA TELAH SELESAI PULA PERTANGGUNGJAWABAN MEREKA DALAM MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA.
• ADA KERANCUAN MENGENAI BATAS PERTANGGUNGJAWABAN NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI, DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS BERDASARKAN PASAL 65 UUJN, YAITU MESKIPUN SEMUA AKTA YANG DIBUAT OLEH NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI, DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS TELAH DISERAHKAN ATAU DIPINDAHKAN KEPADA PIHAK PENYIMPAN PROTOKOL NOTARIS, HAL INI BERARTI MESKIPUN SUDAH BERHENTI ATAU PENSIUN SEBAGAI NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI, DAN PEJABAT SEMENTARA MASIH HARUS BERTANGGUNGJAWAB JAWAB SAMPAI HEMBUSAN NAFAS TERAKHIR…??
• SEHINGGA YANG LOGIS YAITU JIKA SEORANG NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI, DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS SUDAH TIDAK MENJABAT LAGI MESKIPUN YANG BERSANGKUTAN MASIH HIDUP TIDAK DAPAT DIMINTA LAGI PERTANGGUNGJAWABANNYA DALAM BENTUK APAPUN, DAN NOTARIS PENYIMPAN PROTOKOL WAJIB MEMPERLIHATKAN ATAU MEMBERIKAN FOTOKOPI DARI MINUTA AKTA YANG DIKETAHUI SESUAI DENGAN ASLINYA OLEH NOTARIS PENYIMPAN PROTOKOL ATAU OLEH MAJELIS PENGAWAS DAERAH (MPD) UNTUK PROTOKOL NOTARIS YANG TELAH BERUMUR 25 (DUA PULUH LIMA) TAHUN ATAU LEBIH (PASAL 63 AYAT (5) UUNJ). BERDASARKAN PENGERTIAN SEPERTI ITU, KEBERADAAN PASAL 65 UUJN TERSEBUT TIDAK SESUAI DENGAN MAKNA BAHWA AKTA NOTARIS SEBAGAI AKTA OTENTIK YANG MEMPUNYAI NILAI PEMBUKTIAN YANG SEMPURNA.
• BATAS PERTANGGUNGJAWABAN NOTARIS, PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI DAPAT DIMINTA SEPANJANG MEREKA MASIH BERWENANG DALAM MELAKSANAKAN TUGAS JABATAN SEBAGAI NOTARIS, ATAU KESALAHAN-KESALAHAN YANG DILAKUKAN DALAM MENJALANKAN TUGAS JABATAN SEBAGAI NOTARIS DAN SANKSI-SANKSI YANG DAPAT DIKENAKAN TERHADAP NOTARIS DAPAT DIJATUHKAN SEPANJANG NOTARIS, PEJABAT SEMENTARA NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI MASIH BERWENANG UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS JABATAN SEBAGAI NOTARIS. DENGAN KONTRUKSI PERTANGGUNGJAWABAN SEPERTI TERSEBUT DI ATAS, TIDAK AKAN ADA LAGI NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI, PENJABAT SEMENTARA NOTARIS DIMINTA PERTANGUNGJAWABANNYA LAGI SETELAH YANG BERSANGKUTAN BERHENTI ATAU DARI TUGAS JABATANNYA SEBAGAI NOTARIS.
• DENGAN DEMIKIAN PERTANGGUNGJAWABAN NOTARIS, NOTARIS PENGGANTI, DAN PEJABAT SEMENTARA NOTARIS SEPANJANG MASIH MEMPUNYAI WEWENANG UNTUK MENJALANKAN TUGAS JABATAN SEBAGAI NOTARIS.
• PENYIMPANAN PROTOKOL NOTARIS OLEH NOTARIS PEMEGANG PROTOKOL MERUPAKAN SUATAU UPAYA UNTUK MENJAGA UMUR YURIDIS AKTA NOTARIS SEBAGAI ALAT BUKTI YANG SEMPURNA BAGI PARA PIHAK ATAU AHLI WARISNYA TENTANG SEGALA HAL YANG TERMUAT DI DALAM AKTA TERSEBUT. AKTA NOTARIS DALAM BENTUK SALINAN AKAN SELAMANYA ADA JIKA DISIMPAN OLEH YANG BERSANGKUTAN, DAN DALAM BENTUK MINUTA JUGA AKAN SELAMANYA ADA YANG DISIMPAN OLEH NOTARIS SENDIRI ATAU OLEH NOTARIS PEMEGANG PROTOKOL ATAU OLEH MAJELIS PENGAWAS DAERAH. NOTARIS MENINGGAL DUNIA, TAPI AKTA NOTARIS AKAN TETAP ADA YANG MEMPUNYAI UMUR YURIDIS, DAN MELEBIHI UMUR BIOLOGIS NOTARIS SENDIRI.
• Pasal 62 UUJN : Penyerahan Protokol Notaris dilakukan dalam hal Notaris:

a. meninggal dunia;
b. telah berakhir masa jabatannya;
c. minta sendiri;
d. tidak mampu secara rohani dan/atau jasmani untuk melaksanakan tugas jabatan sebagai Notaris secara terus menerus lebih dari 3 (tiga) tahun;
e. diangkat menjadi pejabat negara;
f. pindah wilayah jabatan;
g. diberhentikan sementara; atau
h. diberhentikan dengan tidak hormat.
• Penjelasan Pasal 62 UUJN : Protokol Notaris terdiri atas :
a. minuta akta ;
b. buku daftar akta repertorium;
c. buku daftar akta dibawah tangan yang penandatanganannya dilakukan dihadapan Notaris atau akta dibawah tangan yang didaftar;
d. buku daftar nama penghadap atau klapper ;
e. buku daftar protes ;
f. buku daftar wasiat ; dan
g. buku daftar lain yang harus disimpan oleh Notaris berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
• Bahwa Kewajiban Notaris pemegang Protokol, antara ain :
 MEMBERIKAN salinan/kutipan/grosse ketika ada yang memintanya sesuai ketentuan Pasal 54 UUJN – P :
(1) Notaris hanya dapat memberikan, memperlihatkan, atau memberitahukan isi Akta, Grosse Akta, Salinan Akta atau Kutipan Akta, kepada orang yang berkepentingan langsung pada Akta, ahli waris, atau orang yang memperoleh hak, kecuali ditentukan lain oleh peraturan perundang-undangan.
(1) Notaris yang melanggar ketentuan sebagaimana dimaksud pada ayat (1) dapat dikenai sanksi berupa:
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
a. pemberhentian dengan hormat; atau
b. pemberhentian dengan tidak hormat.
 MENYIMPAN DAN MERAWATNYA pada tempat yang layak.
 DATANG DAN MENGHADAPINYA jika ada gugatan (perdata atau pidana) terhadap Notaris yang membuatnya, yang ditujukan kepada Notaris Pemegang Protokolnya sebagai SAKSI FAKTA dengan seizin Majelis Kehormatan Notaris (MKN) untuk memperlihatkan bundel minuta akta tersebut. Kalaupun dating tanpa izin (atas keinginan sendiri) maka menjadi tanggungjawab Notaris yang bersangkutan.
• CATATAN :
 Jika sudah pensiun (werda Notaris) atau sudah tidak menjabat lagi (tapi masih hidup) dan Protokolnya sudah diserahkan kepada Notaris lain. Jika yang bersangkutan digugat atau dilaporkan ke Penyidiknya siapakah yang harus menghadapinya ?
 Karena jabatan Notaris bersifat pribadi dan bertanggungjawab sesuai ketentuan Pasal 65 UUJN – P, maka jika yang bersangkutan masih hidup, wajib menghadapinya sendiri, dengan seizin Majelis Kehormatan Notaris (MKN). Kalaupun datang tanpa izin (atas keinginan sendiri) maka menjadi tanggungjawab yang bersangkutan.

16. NOTARIS LUPA LAPOR KE DAFTAR WASIAT

• Ditegaskan dalam Pasal 16 ayat (1) UUJN – P, huruf i – k , bahwa Notaris berkewajiban :
a. membuat daftar Akta yang berkenaan dengan wasiat menurut urutan waktu pembuatan Akta setiap bulan;
b. mengirimkan daftar Akta sebagaimana dimaksud dalam huruf i atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke pusat daftar wasiat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya;
c. mencatat dalam repertorium tanggal pengiriman daftar wasiat pada setiap akhir bulan;
• Salah satu tujuan mendaftarkan wasiat kepada Daftar Pusat Wasiat Departemen Hukum dan HAM dan Majelis Pengawas Daerah. Selain itu tujuannya adalah untuk bahan untuk notaris dalam pemberitahuan kepada pihak-pihak yang berkepentingan dalam hal pewaris meninggal dunia sebagai kehendak terkahirnya dan juga sebagai syarat publisitas.
• Setelah surat wasiat dibentuk baik berupa Akta Notaris maupun akta dibawah tangan, maka Notaris selanjutnya akan mengirimkan daftar akta atau surat yang berkenaan dengan wasiat tersebut ke Daftar Pusat Wasiat Departemen Hukum dan HAM dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya.
• Berkenaan dengan itu, perlu diketahui bahwa sifat dari wasiat yang dibuat di hadapan Notaris dalam bentuk akta Notaris dan didaftarkan dalam Pusat Daftar Wasiat Kementerian Hukum dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia adalah openbar testament atau wasiat terbuka. Di dalam akta wasiat terbuka dimaksud akan ditunjuk seorang atau lebih Executor Testamentair (Pelaksana Wasiat) sesuai dengan Pasal 1005 KUHPerdata. Sebelum adanya keterangan waris, maka Pelaksana wasiat lah yang merupakan orang yang berhak untuk mengajukan permohonan salinan kedua atas akta wasiat dimaksud (karena salinan pertamanya pastinya sudah pernah diberikan kepada pewaris sebelum pewaris meninggal dunia). Apabila dalam akta wasiat tersebut telah diangkat lebih dari 1 (satu) orang Pelaksana Wasiat, maka mereka bertanggung jawab secara tanggung renteng untuk menjalankan kehendak terakhir dari pewaris.
• Suatu daftar Akta wasiat dan akta dibawah tangan (sebagai bagian dari protokol notaris) Notaris, secara sendiri atau melalui kuasanya, Notaris harus menyampaikan secara tertulis salinan yang telah disahkannya dari daftar akta dan daftar lain yang dibuat pada bulan sebelumnya paling lama 15 (lima belas) hari pada bulan berikutnya kepada Majelis Pengawas Daerah, oleh karena itu Notaris juga harus mendaftarkannya kepada Majelis Pengawas Daerah. Adapun yang dimaksud dengan Majelis Pengawas Daerah. Adapun Majelis Pengawas Daerah adalah suatu badan yang mempunyai kewenangan dan kewajiban untuk melaksanakan pembinaan dan pengawasan terhadap Notaris.
• Setelah Pewaris meninggal dunia baik itu surat wasiat berbentuk Olografis, wasiat berbentuk akta notaris maupun Wasiat Berbentuk Tertutup/rahasia , Notaris wajib memberitahukannya kepada semua pihak yang berkepentingan.
• Bahwa jika orang membuat wasiat dengan akta Notaris, maka berkewajiban untuk menyampaikan ke Seksi Daftar wasiat di Kementerian Hukum dan HAM Republik Indonesia. Kewajiban berlaku untuk siapapun yang membuat wasiat dengan akta Notaris.
• Bahwa jika Notaris tidak melakukan ketentuan yang tersebut dalam Pasal 16 ayat (1) huruf I, j dan k UUJN – P, maka akan dikenai sanksi sebagaimana tersebut dalam Pasal 16 ayat (11) UUJN – P berupa :
a. peringatan tertulis;
b. pemberhentian sementara;
c. pemberhentian dengan hormat; atau
d. pemberhentian dengan tidak hormat.
dan berdasarkan Pasal 16 ayat (120 UUJN – P, selain dikenai sanksi sebagaimana dimaksud pada ayat (11), pelanggaran terhadap ketentuan Pasal 16 ayat (1) huruf j dapat menjadi alasan bagi pihak yang menderita kerugian untuk menuntut penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
Dari ketentuan tersebut, maka Notaris dapat dapat dikenai Sanksi Administratif, dan jika tidak mengirimkan daftar Akta sebagaimana dimaksud dalam huruf i atau daftar nihil yang berkenaan dengan wasiat ke pusat daftar wasiat pada kementerian yang menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang hukum dalam waktu 5 (lima) hari pada minggu pertama setiap bulan berikutnya, maka akan dikenai Sanksi Perdata (melalui gugatan) berupa : penggantian biaya, ganti rugi, dan bunga kepada Notaris.
• Meskipun akta wasiat yang dibuat oleh para penghadap tersebut akan tetap mengikat karena tidak ada syarat subjektif dan objektif yang dilanggar. Dan tetap dapat dituntut oleh mereka yang menerima wasiat tersebut. Dengan kata lain tidak didaftarkan wasiat tersebut tidak menggugurkan hak yang bersangkutan untuk menerima haknya berdasarkan wasiat tersebut. Kalau pun terjadi sengketa dengan alasan tidak terdaftarnya wasiat tersebut, hak menjadi gugur atau hilang, akan lebih baik harus ada putusan pengadilan terlebih dahulu.
• Ada atau tidak ada yang membuat Wasiat, menjadi kewajiban Notaris untuk melaporkannya. Luangkan waktu tidak lebih dari 15 (lima belas menit) karena dilakukan secara on line.

17. PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA ”GARUDA PANCASILA” OLEH NOTARIS

 Dalam Pasal 1 angka 2 Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009 Tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan, disebutkan bahwa Lambang Negara Kesatuan Republik Indonesia yang selanjutnya disebut Lambang Negara adalah Garuda Pancasila dengan semboyan Bhineka Tunggal Ika.
 Pasal 52 Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009 menegaskan Lambang Negara digunakan :
 sebagai cap atau kop surat jabatan;
 sebagai cap dinas untuk kantor;
 pada kertas bermeterai;
 pada surat dan lencana gelar pahlawan, tanda jasa, dan tanda kehormatan;
 sebagai lencana atau atribut pejabat negara, pejabat pemerintah atau warga negara Indonesia yang sedang mengemban tugas negara di luar negeri.
 dalam penyelenggaraan peristiwa resmi;
 dalam buku dan majalah yang diterbitkan oleh Pemerintah;
 dalam buku kumpulan undang-undang; dan/atau
 di rumah warga negara Indonesia.
 Pasal 54 ayat (1) Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009 mengatur mengenai penggunaan Lambang Negara sebagai cap atau kop surat jabatan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf a digunakan oleh :
 Presiden dan Wakil Presiden.
 Majelis Permusyawaratan Rakyat;
 Dewan Perwakilan Rakyat;
 Dewan Perwakilan Daerah;
 Mahkamah Agung dan badan peradilan;
 Badan Pemeriksa Keuangan;
 Menteri dan pejabat setingkat menteri;
 Kepala perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan sebagai duta besar luar biasa dan berkuasa penuh, konsul jendral, konsul, dan kuasa usaha tetap, konsul jendral kehormatan, dan konsul kehormatan;
 Gubernur, bupati atau walikota;
 Notaris, dan
 Pejabat negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.
 Dalam Pasal 54 ayat (2) Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009 diatur pula mengenai penggunan Lambang Negara sebagai cap dinas untuk kantor sebagaimana dimaksud dalam Pasal 52 huruf b digunakan untuk kantor :
 Presiden dan Wakil Presiden.
 Majelis Permusyawaratan Rakyat;
 Dewan Perwakilan Rakyat;
 Dewan Perwakilan Daerah;
 Mahkamah Agung dan badan peradilan;
 Badan Pemeriksa Keuangan;
 Menteri dan pejabat setingkat menteri;
 Kepala perwakilan Republik Indonesia di luar negeri yang berkedudukan sebagai duta besar luar biasa dan berkuasa penuh, konsul jendral, konsul, dan kuasa usaha tetap, konsul jendral kehormatan, dan konsul kehormatan;
 Gubernur, bupati atau walikota;
 Notaris, dan
 Pejabat negara lainnya yang ditentukan oleh undang-undang.
 Bahwa dengan demikian ada batasan dalam penggunaan Lambang Negara tersebut, bahkan dapat dijatuhi pidana, jika penggunaan Lambang Negara tersebut tidak sesuai dengan ketentuan sebagtaimana tersebut di atas sebagaimana diatur dalam Pasal 69 ditegaskan bahwa dipidana dengan pidana penjara paling lama 1 (satu) tahun atau denda paling banyak Rp. 100.000,000,00 (seratus juta) rupiah, setiap orang (huruf c) : dengan sengaja menggunakan Lambang Negara untuk keperluan lain selain yang diatur dalam Undang-undang ini.
 Notaris dalam menjalankan tugas Jabatanya menggunakan Lambang Negara (Pasal 16 ayat (1) huruf k Undang-undang Jabatan Notaris) dan penggunaan Lambang Negara oleh Notaris untuk CAP atau KOP SURAT JABATAN (Pasal 54 ayat (1) huruf j Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009) dan sebagai CAP DINAS KANTOR (Pasal 54 ayat (2) huruf j Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009).
 Berdasarkan ketentuan Pasal 54 ayat (1) huruf j dan sebagai Pasal 54 ayat (2) huruf j Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009, penggunaan Lambang Negara oleh Notaris secara terbatas untuk Cap atau Kop Surat Jabatan, dan Cap Dinas Kantor (Notaris) saja. Hal ini dapat ditafsirkan dalam bentuk : Cap atau Stempel Notaris Kop Surat Jabatan atau Kop Surat Notaris (Kantor Notaris) Untuk Jilid atau Kover atau Sampul Salinan/Kutipan/Grosse Akte.
 Bahwa Cap atau Stempel Notaris dapat dipergunakan atau diterakan pada :
 Akta Notaris dan Salinannya.
 Akta dibawah tangan yang didaftar.
 Akta dibawah tangan yang dilregalisasi.
 Coppie Collatione,
 Pengesahan fotocopy dengan surat aslinya.
 Dan Lambang Garuda dapat dipakai pada Kop Surat Jabatan dan Cap atau stempelnya pada Surat Jabatan.
 Sekarang ini ditemukan kenyataan, bahwa penggunaan Lambang Negara oleh Notaris pada :
 Kartu Nama (bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Kop Surat ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Amplop ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Kuitansi ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Map dan blocknote (bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Jilid atau Kover Akta ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Pulpen atau Cendera Mata dari Notaris yang bersangkutan karena telah membuat akta padanya.
 Berdasarkan uraian di atas, ternyata ada batasan dalam penggunaan dan siapa yang boleh menggunakan Lambang Negara dan ada pidananya bagi yang menggunakan tidak sesuai dengan ketentuan tersebut.
 Di luar intansi pemerintah dan atau negara, hanya Notaris yang menggunakan Lambang Negara. Bahwa Notaris menggunakan Lambang Negara, karena sebagai suatu Jabatan. Jadi salah kaprah dan tidak mengerti, jika ada Notaris menempatkan dirinya sebagai suatu Profesi, tidak ada di dunia ini profesi menggunakan Lambang Negara, yang boleh menggunakan Lambang Negara dalam kualifikasi sebagai Jabatan, antara lain Notaris.
 Dalam tataran hukum yang benar, bahwa Lambang Negara tersebut harus digunakan secara tersendiri (tanpa menyebutkan atau bersamaan dengan Jabatan lain, selain Notaris) pada :
 Kop Surat Jabatan atau Kop Surat Notaris (Kantor Notaris).
 Untuk Jilid atau Kover atau Sampul Salinan/Kutipan/Grosse Akte.
 Cap atau Stempel Notaris dapat dipergunakan atau diterakan pada :
 Akta Notaris dan Salinannya.
 Akta dibawah tangan yang didaftar.
 Akta dibawah tangan yang dilregalisasi.
 Coppie Collatione,
 Pengesahan fotocopy dengan surat aslinya.
 dan Lambang Garuda dapat dipakai pada Kop Surat Jabatan dan Cap atau stempelnya pada Surat Jabatan Notaris.
 Kalaupun Notaris ingin mencantumkan jabatan Notaris dengan jabatan lainnya, misalnya PPAT pada map Notaris (bukan jilid atau sampul atau kover akta) ataupun pada kop surat, tidak perlu mencantumkan Lambang Negara dan tidak perlu menggunakan stempel Lambang Negara, buat dan gunakan stempel lain yang tidak memuat Lambang Negara.
 Penggunaan Lambang Negara oleh Notaris yang meluas dan melebar yang tidak sesuai dengan ketentuan dalam Undang-undang tersebut di atas atau untuk keperluan lain selain yang diatur dalam Undang-undang ini dapat dikategorikan sebagai suatu tindak pidana, dan kepada pelakunya dapat dijatuhi pidana sebagaimana diatur dalam Pasal 69 Undang-undang Nomor 24 Tahun 2009, dengan alasan, antara lain penggunanan Lambang Negara pada :
 Kartu Nama (bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), ataupun hanya mencantumkan nama Notaris saja.
 Kop Surat ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Amplop ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Kuitansi.
 Map dan blocknote ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT); ataupun hanya mencantumkan nama Notaris saja.
 Jilid atau Kover Akta ((bersama-sama dengan mencantumkan jabatan lain, misalnya Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT);
 Pulpen atau Cendera Mata dari Notaris yang bersangkutan karena telah membuat akta padanya.
• CATATAN :
MENGENAI PENGGUNAAN LAMBANG NEGARA (LIHAT PUTUSAN MK Nomor 4/PUU-X/2012 :
 Bahwa PENGGUNAAN Lambang Negara yang tidak sesuai sebagaimana tersebut dalam Pasal 57 huruf d Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 5035) à TIDAK DILARANG DAN TIDAK DIKENAI PIDANA DENDA DAN PENJARA.
 Pertimbangan MKRI antara lain:
[3.19] Menimbang bahwa sesuai pertimbangan di atas, Mahkamah berpendapat pembatasan penggunaan lambang Negara merupakan bentuk pengekangan ekspresi dan apresiasi warga Negara akan identitasnya sebagai warga Negara. Pengekangan yang demikian dapat mengurangi rasa memiliki yang ada pada warga Negara terhadap lambang negaranya, dan bukan tidak mungkin dalam derajat tertentu mengurangi kadar nasionalisme, yang tentunya justru berlawanan dengan maksud dibentuknya Undang-undang a quo. Dengan demikian, Mahkamah berpendapat dalil para Pemohon mengenai pengujian konstitusionalitas Pasal 57 huruf d Undang-undang a quo beralasan menurut hukum.
[3.20] Menimbang bahwa Pasal 57 huruf d Undang-undang a quo adalah larangan yang diikuti ancaman pidana yang terdapat dalam Pasal 69 huruf c Undang-undang a quo. Dengan demikian terdapat hubungan yang erat antara kedua pasal tersebut sebagai suatu ketentuan hukum yang berlaku. Oleh karena terdapat hubungan yang erat, maka pertimbangan hukum Mahkamah terhadap pasal 57 huruf d tersebut secara mutatis mutandis terhadap Pasal 69 huruf c Undang-undang a quo.
 1.1. Pasal 57 huruf d Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 5035) bertentangan dengan UUD 1945;
 1.2. Pasal 69 huruf c Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 5035) bertentangan dengan UUD 1945;
 1.3. Pasal 57 huruf d Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 5035) tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat;
 1.4. Pasal 69 huruf c Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2009 tentang Bendera, Bahasa, dan Lambang Negara, serta Lagu Kebangsaan (Lembaran Negara Republik Indonesia Tahun 2009 Nomor 109, Tambahan Lembaran Negara Repulik Indonesia Nomor 5035) tidak mempunyai kekuatan hukum mengikat;

18. KAIDAH NOTARIS INDONESIA (KNI)

1. SALAH SATU TUGAS JABATAN NOTARIS YAITU MEMFORMULASIKAN KEINGINAN/TINDAKAN PENGHADAP/ PARA PENGHADAP KEDALAM BENTUK AKTA OTENTIK SESUAI ATURAN HUKUM YANG BERLAKU.
2. NOTARIS DALAM MENJALANKAN TUGAS JABATANNYA SESUAI KEWENANGAN YANG DIBERIKAN BERDASARKAN UUJN/ PERATURAN PERUNDANG-UNDANGAN LAINNYA HANYA MENGKONSTANTIR/ MEMBUAT AKTA ATAS KEINGINAN/ KEHENDAK PARA PENGHADAP YANG BERDASARKAN BUKTI/KETERANGAN YANG DIBERIKAN/ DISAMPAIKAN KEPADA NOTARIS, KEMUDIAN NOTARIS MEMFORMULASIKANNYA KE DALAM BENTUK AKTA SESUAI PASAL 38 UUJN – P.
3. AKTA NOTARIS SEBAGAI AKTA OTENTIK MEMPUNYAI KEKUATAN PEMBUKTIAN YANG SEMPURNA, SEHINGGA JIKA ADA ORANG/PIHAK YANG MENILAI ATAU MENYATAKAN BAHWA AKTA TERSEBUT TIDAK BENAR, MAKA ORANG/PIHAK YANG MENILAI ATAU MENYATAKAN TERSEBUT WAJIB MEMBUKTIKAN PENILAIAN ATAU PERNYATAANNYA SESUAI ATURAN HUKUM.
4. MENGHUKUM NOTARIS DENGAN HUKUMAN (PIDANA) APAPUN TIDAK BISA MEMBATALKAN AKTA NOTARIS, KARENA AKTA NOTARIS BUKAN PERBUATAN NOTARIS, TAPI PERBUATAN PARA PENGHADAP YANG DIBUAT DI HADAPAN ATAU OLEH NOTARIS.
5. JUDEX FACTIE DALAM AMAR PUTUSANNYA MEMBATALKAN AKTA NOTARIS, HAL INI ADALAH TIDAK DAPAT DIBENARKAN, KARENA NOTARIS FUNGSINYA HANYA MENCATATKAN/ MENULISKAN APA-APA YANG DIKEHENDAKI DAN DIKEMUKAKAN OLEH PARA PIHAK YANG MENGHADAP NOTARIS TERSEBUT. TIDAK ADA KEWAJIBAN BAGI NOTARIS UNTUK MENYELIDIKI SECARA MATERIL APA-APA (HAL-HAL) YANG DIKEMUKAKAN OLEH PENGHADAP DI HADAPAN NOTARIS TERSEBUT (PUTUSAN MAHKAMAH AGUNG NOMOR :
702K/SIP/1973, TANGGAL 5 SEPTEMBER 1973).
6. AKTA OTENTIK, MENURUT KETENTUAN EX PASAL 165 HIR JO PASAL 265 RBG JO PASAL 1868 BW MERUPAKAN BUKTI YANG SEMPURNA BAGI KEDUA BELAH PIHAK, PARA AHLI WARISNYA DAN ORANG YANG MENDAPAT HAK DARINYA. AKTA OTENTIK INI MASIH DAPAT DILUMPUHKAN OLEH BUKTI LAWAN. DISAMPING ADANYA BUKTI OTENTIK, HAKIM SEHARUSNYA MEMPERHATIKAN DAN MENELITI PULA BUKTI LAWAN, BERUPA SURAT DI BAWAH TANGAN DAN TIDAK BEGITU SAJA MENGENYAMPINGKAN DAN TIDAK MEMBERIKAN PENILAIANNYA TENTANG DAPAT TIDAKNYA MELUMPUHKAN BUKTI OTENTIK YANG ADA. ADANYA BUKTI AKTA OTENTIK BUKANLAH SATU-SATUNYA KEHARUSAN UNTUK SUATU FAKTA HUKUM (PUTUSAN MAHKAMAH AGUNG NOMOR : 3199K/PDT/1992, TANGGAL 27 OKTOBER 1994).
7. NOTARIS BUKAN SEBAGAI PIHAK DALAM AKTA. NOTARIS HANYA MEMFORMULASIKAN KEINGINAN PARA PIHAK AGAR TINDAKKANNYA DITUANGKAN KEDALAM BENTUK AKTA OTENTIK ATAU AKTA NOTARIS.
8. KEINGINAN ATAU NIAT UNTUK MEMBUAT AKTA TERTENTU TIDAK AKAN PERNAH BERASAL DARI NOTARIS, TAPI SUDAH PASTI BERASAL KEINGINAN PARA PIHAK SENDIRI.
9. DALAM PUTUSAN MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA NOMOR : 1642 K/PDT/2005, BAHWA DALAM GUGATAN PERDATA NOTARIS SERINGKALI DIIKUTKAN SEBAGAI TERGUGAT UNTUK MEMENUHI GUGATAN PERDATA, KARENA KETIDAKLENGKAPAN PIHAK TERGUGAT BERAKIBAT ERROR IN PERSONA, YANG BERAKIBAT GUGATAN TIDAK DITERIMA.
10. PUTUSAN MAHKAMAH AGUNG REPUBLIK INDONESIA NOMOR :
702 SIP/1973, TANGGAL 5 SEPTEMBER 1973, BAHWA AKTA OTENTIK YANG DIBUAT OLEH NOTARIS SEBAGAI AKTA PIHAK, JIKA APARA PIHAK YANG MEMBUAT AKTA BERSENGKETA, MAKA NOTARIS TIDAK BISA DIHUKUM.
11. MESKIPUN AKTA NOTARIS TELAH DINYATAKAN TIDAK MENGIKAT OLEH PUTUSAN PENGADILAN YANG TELAH MEMPUNYAI KEKUATAN HUKUM YANG TETAP ATAU TELAH DIBATALKAN OLEH PARA PIHAK SENDIRI,, MAKA KEPADA NOTARIS YANG BERSANGKUTAN ATAU KEPADA PEMEGANG PROTOKOLNYA MASIH TETAP BERKEWAJIBAN UNTUK MENGELUARKAN SALINANNYA ATAS PERMINTAAN PARA PIHAK ATAU PENGHADAP ATAU PARA AHLI WARISNYA.
12. BAHWA NOTARIS MEMPUNYAI KEWENANGAN UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS JABATANNYA, SELAMA KEWENANGAN TERSEBUT MELEKAT PADA DIRINYA. KEWENANGAN TERSEBUT BERAKHIR, JIKA NOTARIS YANG BERSANGKUTAN CUTI (BERAKHIR SEMENTARA) ATAU PENSIUN ATAU BERHENTI SEBAGAI NOTARIS. DAN BATAS PERTANGGUNGJAWABAN NOTARIS SELAMA-SEPANJANG NOTARIS MEMPUNYAI KEWENANGAN. NOTARIS YANG SEDANG CUTI, PENSIUN ATAU TELAH BERHENTI TIDAK DAPAT DIMINTAI LAGI PERTANGGUNGJAWABANNYA, KARENA SUDAH TIDAK ADA KEWENANGAN LAGI PADA DIRINYA.
13. MENGKONTRUKSIKAN HUKUM SEJAK AWAL TERHADAP, BAHWA JIKA ADA GUGATAN TERHADAP AKTA NOTARIS, KEMUDIAN NOTARIS HARUS DITARIK ATAU DIDUDUKKAN SEBAGAI TERGUGAT ATAU TURUT TERGUGAT ATAU DISANGKA ATAU DIDAKWA BERSAMA-SAMA DENGAN PARA PENGHADAP MELAKUKAN SUATU TINDAK PIDANA DALAM AKTA YANG BERSANGKUTAN, MEMBUKTIKAN SANGAT MUDAH DAN RENTAN DIPERLAKUKAN SEPERTI ITU, BAIK KETIKA MASIH MENJABAT MAUPUN SUDAH PENSIUN. JIKA TIDAK DIPAHAMI KEDUDUKAN NOTARIS DALAM SISTEM HUKUM NASIONAL, NOTARIS SEBAGAI LEMBAGA YANG DILAHIRKAN KARENA KEHENDAK NEGARA (PEMERINTAH) DENGAN KEWENANGAN MENJALANKAN KEWENANGAN NEGARA UNTUK MEMBUAT ALAT BUKTI PERDATA YANG DIAKUI DAN DIJAMIN NEGARA. JIKA SEJAK AWAL DIKONTRUKSIKAN SEPERTI ITU, MAKA TIDAK PERLU NEGARA MEMBUAT DAN MENGHADIRKAN LEMBAGA NOTARIAT DAN TIDAK PERLU ADA LEMBAGA PENDIDIKAN KENOTARIATAN, KARENA SUATU HAL YANG TIDAK MUNGKIN NEGARA MEMBUAT SESUATU LEMBAGA YANG DAPAT MENJERAT WARGANYA YANG MENYANDANG JABATAN NOTARIS KEDALAM PERMASALAHAN HUKUM SEJAK AWAL.

—————————–

BUKU REFERENSI KENOTARIATAN :

1. Pemahaman Terhadap Surat Kuasa Membebankan Hak Tanggungan (Mandar Maju, Bandung, 1999).
2. HakTanggungan Sebagai Lembaga Jaminan Atas Tanah (Mandar Maju, Bandung, 2000).
3. Himpunan Peraturan Perundang-undangan Mengenai Pejabat Pembuat Akta Tanah (PPAT), (Kloang Klede Putra Timur, Jakarta, 2002).
4. Tebaran Pemikiran Dalam Dunia Notaris & PPAT I (Lembaga Kajian Notaris dan PPAT Indonesia, Surabaya, 2003).
5. Penggabungan, Peleburan dan Pengambilalihan Dalam Perseroan Terbatas (Mandar Maju, Bandung, 2003).
6. Tebaran Pemikiran Dalam Dunia Notaris & PPAT II (Lembaga Kajian Notaris dan PPAT Indonesia, Surabaya, 2004).
7. Sanksi Perdata dan Administratif Terhadap Notaris Sebagai Pejabat Publik (P.T. Refika Aditama, Bandung, 2008).
8. Status Badan Hukum, Prinsip-prinsip dan Tanggungjawab Sosial Perseroan Terbatas (Mandar Maju, Bandung, 2008).
9. Pembuktian Sebagai Ahli Waris Dengan Akta Notaris (Dalam Bentuk Akta Keterangan Ahli Waris) – (Mandar Maju, Bandung, 2008).
10. Hukum Notaris Indonesia (Tafsir Tematik Terhadap UU No. 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris) – ( Refika Aditama, Bandung, 2008).
11. Sekilas Dunia Notaris & PPAT Indonesia (Kumpulan Tulisan) – (Mandar Maju, Bandung, 2009).
12. Meneropong Khazanah Notaris dan PPAT Indonesia (Kumpulan Tulisan tentang Notaris dan PPAT) – (Citra Aditya Bakti, Bandung, 2009).
13. Merajut Pemikiran Dalam Dunia Notaris & PPAT (Citra Aditya Bakti, Bandung, 2011).
14. Majelis Pengawas Notaris Sebagai Pejabat Tata Usaha Negara (Refika Aditama, Bandung, 2011).
15. Kebatalan dan Pembatalan Akta Notaris (Refika Aditama, Bandung, 2011).
16. Akta Perbankan Syariah Yang Selaras Pasal 38 Undang-undang Jabatan Notaris (bersama Muhammad Hafidh) – (Pustaka Zaman – Lini Penerbitan Pustaka Rizki Putra, Semarang, 2012).
17. Kompilasi Peraturan Perundang-undangan Jabatan Notaris ((Pustaka Zaman – Lini Penerbitan Pustaka Rizki Putra, Semarang, 2012).
18. Bernas- bernas Pemikiran Di Bidang Notaris dan PPAT (Mandar Maju, Bandung, 2012).
19. Kompilasi Peraturan Perundang-undangan Yayasan (bersama Muhammad Hafidh) – (Pustaka Zaman – Lini Penerbitan Pustaka Rizki Putra, Semarang, 2013).
20. Menjalin Pemikiran – Pendapat Tentang Kenotariatan (Kumpulan Tulisan) – (Citra Aditya Bakti, Bandung, 2013).
21. Akta Perbankan Syariah Yang Selaras Pasal 38 UUJN – P (Edisi Revisi) – (bersama Muhammad Hafidh) – (Pustaka Zaman – Lini Penerbitan Pustaka Rizki Putra, Semarang, 2014).
22. Penafsiran Tematik Hukum Notaris Indonesia : Berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 2 Tahun 2014 Tentang Perubahan Atas Undang-Undang Nomor 30 Tahun 2004 Tentang Jabatan Notaris – (Refika Aditama Bandung, 2015).

EDITOR :

1. Aspek Pertanggungjawaban Notaris Dalam Pembuatan Akta (Mandar Maju, Bandung, 2011).
2. Mengenal Notaris Syari’ah (Citra Aditya Bakti, Bandung, 2011).
3. Cyber Notary (Pemahaman Awal dalam Konsep Pemikiran) – (Refika Aditama, Bandung, 2012).

 

  • Habib Adjie
    Jalan Tidar No. 244 Surabaya – 60251
    Telp. 031 – 5483881, Fax. 031 – 5469853.
    email : adjieku61@gmail.com
    08121652894
    WA : 08113531374
    WebBlog : habibadjie.dosen.narotama.ac.id
    Indonesia Notary Community (INC)
    www. indonesianotarycommunity.com
    ———————–
Share this Post: Facebook Twitter Pinterest Google Plus StumbleUpon Reddit RSS Email

Related Posts

Comments are closed.